Como Redactar Una Carta

La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos los textos.

- Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificación del margen derecho para no crear una imagen de desorden.

- Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.

- Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases que recargan el contenido.

- Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto invita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo.

Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos en los objetivos por los cuales redactamos el documento, de manera que el cliente preste atención a nuestro objetivo.

- Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de datos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar la redacción.

- Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.

- Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos facilite la redacción:

- Una Introducción

- El objetivo: Que capte nuestra atención

- El contenido: La información por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo específico.

- El desenlace: Resto de información secundaria.

- Una despedida cordial: adaptada también al tipo de personas dirigida.

Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales útiles, que lograran captar el interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.

Es también importante destacarnos del resto de nuestros competidores mediante nuestro toque personal, algún comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales, aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna frase o eslogan como "SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LO TENEMOS"...

Por último, conviene clasificar nuestros documentos y mantenerlos ordenados y realizar de forma periódica los estudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra los mejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros errores.

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