Como se da un Reingenieria Administrativa

Reingeniería Administrativa, Operativa  y Comercial de

Importaciones Saravia Espinoza

Introducción:

La reingeniería de procesos es un rediseño radical y la re-concepción fundamental de los procesos de una empresa para lograr mejoras dramáticas en costos, calidad, servicio y rapidez.

Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementar las estrategias y políticas de una organización.

Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas en los procesos administrativos; con la intención de elevar la eficiencia y la eficacia de la empresa para alcanzar un balance estable y positivo.

Se trata de una reconfiguración profunda del proceso e implica una visión integral de la organización. La reingeniería es radical de cierta manera, ya que no se trata solamente de mejorar los procesos, sino que busca reinventarlos con el fin de crear ventajas competitivas osadas e innovar en las maneras de hacer las cosas. Una confusión usual es comparar la reingeniería de procesos al rediseño organizacional, no hay que confundir, son los procesos y no las organizaciones los sujetos a reingeniería.

Análisis de la situación:

Desde hace algunos años ISE, al igual que muchas empresas nacionales, viene atravesando una crisis provocada principalmente por dos factores: uno es la inestabilidad económica que afronta el país y otro son las debilidades de nuestra organización para afrontar dicha crisis. La inestabilidad económica no va a desaparecer por lo pronto y por ende la crisis tampoco, a menos, que nos ajustemos rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado, tratando de ser competitivos en costos y ofertas de productos; así como rendir el máximo de calidad y servicio al cliente. Un elemento a considerar es que actualmente son los clientes quienes dicen a sus proveedores que es lo que quieren, cuando lo quieren y cuánto están dispuestos a pagar.

Adicionalmente a esto debemos considerar la proliferación de muchos importadores y distribuidores, creando una mayor competencia en el sector ferretero; igualmente muchos minoristas ahora se dedican a la importación directa de algunos de sus productos de mayor venta, principalmente por la “vía libre” de las excursiones, obteniendo así costos bajísimos y por ende precios para nosotros inalcanzables.

Por otro parte, la crisis financiera de nuestra empresa ha incidido en la pérdida de la capacidad de negociación con nuestros principales proveedores y pérdida de valores añadidos que estos nos ofrecen, agravando aún más la situación y convirtiéndose esto en desventaja competitiva.

A lo interno nuestra empresa presenta una serie de factores que derivan de igual forma en desventaja competitiva, siendo estos los siguientes:

• Nuestra empresa no posee una misión, visión, objetivos y metas claramente establecidos; los cuáles sean bien conocidos y entendidos por todo el personal.
• En la parte administrativa no se cuenta con un Organigrama que defina claramente, más que los niveles jerárquicos, las funciones y las responsabilidades, tanto del personal administrativo como del personal operativo; por cuanto existe una alta dependencia de las áreas con la Gerencia.
• En todas las áreas no se cuenta con formatos predefinidos para los reportes; tales como Reportes de Ventas, Reportes de Inventarios, Reportes de Cuentas por Cobrar y Reportes de Gastos.
• No existe un Manual de Procedimientos que sirva como base para la realización de las tareas básicas en el área administrativa y principalmente en el área operativa.
• No existe un Reglamento Interno de obligatorio cumplimiento que defina condiciones, derechos y obligaciones laborales a las que deben sujetarse todos y cada uno de los miembros de la empresa.
• En el área Financiera falta de un control correcto, constante y exacto; ya que no se aplican principios básico de finanzas como los son el análisis de los Estados Financieros, la elaboración de un Flujo de Caja y la Fijación del Punto de Equilibrio de la empresa.
• En el área de Crédito y Cobranzas falta información de clientes y una buena parte de la información existente está incompleta y desactualizada.
• En el área de Crédito y Cobranzas no existe una Calificación y Segmentación de Clientes que permita establecer estrategias comerciales efectivas.
• En el área de Comercialización no existe una Política de Ventas que indique los procedimientos y el tratamiento a cada clase de cliente.
• En el área de Ventas no existe una asignación de metas y control del cumplimiento de las mismas para cada asesor comercial.
• En el área de Importaciones no existe un proceso bien definido para la selección y clasificación de Proveedores.

Planteado todo lo anterior identificaremos nuestros principales puntos fuertes para aprovechar las oportunidades que nos da el mercado en el que nos movemos, procurando suprimir o al menos corregir nuestros puntos débiles para de alguna manera reducir o eliminar las amenazas derivadas de factores no controlables del exterior.

ANALISIS DAFO (FODA)

DEBILIDADES:

• Falta de Capital de Trabajo.
• Recursos humanos sin capacitación y desmotivados.
• Funciones y Responsabilidades del personal no organizadas.
• Tiempo de atención al cliente demasiado largo.
• Índice de Recuperación de Cuentas por Cobrar desconocido.

AMENAZAS:

• Competencia actualizada con nuestra situación financiera y sistema de operación.
• Conducta deshonesta y anti ética de proveedores actuales.
• Aparición de muchos proveedores con productos sustitutos.
• Incremento excesivo de precios por parte de proveedores.
• Presión Tributaria y Política Fiscal voraz y arbitraria.

FORTALEZAS:

• Preferencia y fidelidad mayor al 50% de clientes actuales.
• Buenas relaciones comerciales con proveedores.
• Colaboradores con amplia experiencia y conocimiento del sector.
• Sistemas Informáticos adecuados y adaptados a las necesidades.

OPORTUNIDADES:

• Importación de productos con origen y procedencia de países con TLC.
• Importación y Comercialización de productos vinculados a la actividad agrícola. (Productos Exonerados)
• Desarrollo y Ampliación de relaciones comerciales con clientes estratégicos.
• Captación de la demanda derivada por la política comercial de competidores.
• Ubicación privilegiada e infraestructura óptima para el desarrollo del negocio ferretero.

Propuesta Misión y Visión:

Misión

Comercializar y Distribuir productos ferreteros de calidad, que superen las expectativas de nuestros clientes, generando valor para nuestros accionistas, beneficio a nuestros trabajadores y tratando justa y profesionalmente  a nuestros socios comerciales.

Visión

Realizar ventas en todo el territorio nacional, teniendo como base la relación total y estrecha con los clientes, lo que nos dará un diferencial único que nos identifique y a la vez nos haga más competitivos, alcanzando y manteniendo un liderazgo en el mercado.

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