Condiciones para mejorar la comunicación Tarea 6

Condiciones para mejorar la comunicación

Michel Carrasco Villagran

Nombre Asignatura

Instituto IACC

15 de Julio 2021

Desarrollo

Esta semana desarrollaremos una tarea relacionada con el mejoramiento de la comunicación dentro de la organización, si bien es cierto el proceso de comunicación es natural e inherente en las personas, también es cierto que comunicar de manera efectiva dentro de las organizaciones es un tema absolutamente distinto. El proceso de comunicación es un tema altamente relevante dentro de cualquier organización, ya que, a través de este proceso, se establecen relaciones de poder, relaciones de confianza, se estrechan lazos, y se entregan instrucciones de los trabajados que son requeridos y cuáles son las expectativas sobre el mismo. Comunicar podríamos indicar que es un arte, en el cual tanto el emisor como receptor deben estar conscientes de la comunicación, de su aporte para el mismo, y de como sus propias percepciones, experiencias y sentimientos afectan este proceso, por lo mismo entender y preocuparse de como las variables afectan el proceso de comunicación nos ayudaran a evitar estos factores o barreras distractoras, para finalmente saber que lo que se trató comunicar es lo que el receptor pudo decodificar como mensaje recibido, y cuando ambos coinciden se ha logrado establecer un proceso de comunicación efectivo correcto.

Ahora bien, en el desarrollo de la tarea de esta semana, se nos ha entregado un ejercicio para poder analizar el proceso de comunicación y sus variables, con el objetivo de poder dar respuestas a la principal pregunta ¿Cómo mejorar la comunicación en la empresa?

1.- Analice la comunicación, que se da al interior del equipo y sugiera la estructura mas adecuada para el mismo, así como las características del uso de la información en el mismo.

En este sentido, lo primero que debemos hacer para un correcto análisis del proceso de comunicación, seria poder evidenciar el contexto en el cual esta inserto la organización, y de acuerdo con lo establecido sería el siguiente:

“En una importante empresa multinacional se están llevando a cabo proyectos muy relevantes que generarán, a futuro, nuevas plazas de empleo en los tres países donde tiene presencia. Hoy, hay cuatro proyectos en marcha, uno de ellos es crítico, se está liderando desde Chile e involucra una gran cantidad de recursos; por otra parte, debe trabajarse en conjunto con las otras dos sucursales y tiene implicancias políticas en los tres países. En el área de proyectos están preocupados, ya que parece ser que quien lidera el proyecto crítico no logra estar en sintonía con su equipo de trabajo, lo que ha impactado en el cumplimiento de los plazos”

Ahora bien, respondiendo las consultas de la primera pregunta, se puede determinar que la estructura establecida dentro del equipo es una estructura centralizada, las cuales se caracterizan por tener la capacidad de resolver problemas de manera rápida y que además toda la información del equipo es centralizada en un líder, el cual debe ser capaz de manejar este volumen de información y tomar las mejores decisiones tanto para el equipo como para la organización, este tipo de estructura se caracteriza por su estilo jerárquico, en consecuencia la mayoría de las decisiones las toma el individuo con más alto rango, existiendo dentro de este tipo de estructura un mayor control sobre el trabajo de las personas a cargo y por lo general se delega poco y a personas con características muy específicas.

Mi sugerencia como asesor de RRHH, considerando el contexto del ejercicio entregado, seria utilizar la estructura descentralizada, debido a que es un modelo mas abierto, el cual le permite a la organización tomar decisiones mucho más veloces, en este sentido siempre existirá una figura de liderazgo que tenga la decisión final, pero se involucra a todos para que el trabajo fluya, y en conjunto puedan analizar todos los escenarios posibles para que la decisión final sea la mejor y con el convencimiento de todo el equipo. Además, la descentralización es vital para el compromiso de los individuos, ya que se les permite entregar sus opiniones, se sienten parte del plan para lograr el objetivo, además se sienten considerados ya que sus distintas capacidades salen a relucir demostrando iniciativa y eficiencia, permitiendo el empoderamiento de las diferentes tareas. Lo indicado anteriormente impacta directamente en el proceso de comunicación, ya que este proceso se da libremente entre los individuos y en todas direcciones, enriqueciendo al grupo, con lo cual las tomas de decisiones son basadas en el consenso del equipo de trabajo. En este sentido las empresas que consideren la comunicación interna de manera descentralizada, claramente están orientadas a generar colaboración, trabajo en equipo, además del constante y fluido intercambio de ideas, logrando con ello que los individuos del equipo se vuelvan los protagonistas, en la generación de soluciones innovadoras a múltiples problemas, todo lo indicado anteriormente debe ser dirigido y promovido por un líder calificado en el proceso de comunicación efectiva, empático y que este siempre al servicio de su equipo.

Otro punto para abordar en el ejercicio es el uso de la información y su uso en la organización, en este sentido y de acuerdo con lo planteado en el ejercicio, el líder del equipo no cuenta con un buen abanico de herramientas en la comunicación, quizás por la falta de confianza en el mismo, esto le impide poder establecer comunicaciones fluidas con su equipo de trabajo, razón por la cual infiero que su equipo no cuenta con toda la información necesaria, lo cual ha provocado un alto nivel de incertidumbre, por lo cual la necesidad de información del equipo es mayor, la cual si no es satisfecha por los canales formales, se realizara a través de los canales informales, por rumores, los cuales tienen como principal características que no son controlados por la organización, si bien es cierto muchos de ellos tienen consistencia y están alineados con la realidad, otros tantos solo serán agentes distractores para los individuos y la comunicación interna, por ejemplo tomando en consideración el ejercicio, se plantea que es una empresa multinacional, que el proyecto en el que participan es el mas crítico, y se debe trabajar en conjunto con otras sucursales de otros países, de acá podemos desprender que ante la falta de comunicación, podrías nacer rumores, como ascensos para los equipos que cumplan o despidos para los equipos que no cumplan, traslados entre países, recompensas económicas entre otros, afectando a los individuos y desenfocándolos de sus principales funciones y cumplimientos de tareas.

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