Contabilidad

TALLER CAJA MENOR

Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de:

- Fotocopias.

- Transporte del Mensajero.

- Elementos de Aseo y Cafetería.

- Refrigerios.

- Correo.

- Compra de Papelería

- Entre otros.

1- APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes.

Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

-La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.

-Cada caja menor debe tener un responsable

-La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.

-Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.

-Debe tener una base mínima para reembolso.

-Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago

-Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.

-El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una poliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.

-La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados

-Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

2- ¿Qué es un Vale?

El vale de caja es un documento comercial para pagar un bien o servicio. Se puede utilizar para realizar un pago parcial de nómina, o bien un rembolso; pero lo más común es que se utilice para realizar movimientos internos dentro de la empresa, cuando algún empleado necesita un anticipo de su salario o bien para que un empleado o departamento pueda disponer de efectivo para comprar alguna materia prima que no esté disponible en la empresa y que sea muy necesaria para realizar las labores del día. Como ya se mencionó, el vale de caja también es utilizado, sobre todo en las tiendas, para hacer un rembolso en efectivo a un cliente por alguna mercancía en mal estado que haya sido devuelta a la tienda. El cliente en este caso devuelve la mercancía y la tienda realiza el rembolso directamente en alguna de sus cajas.

3- ¿Que es RECIBO DE CAJA?

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

El recibo de caja, siempre se le debe dar al cliente, pero de igual forma se debe tener una copia para el departamento para poder mantener la parte contable al día y de igual forma son un documento requerido por la ley.

Cuando se hace un recibo de caja, se debe tener en cuenta de que estos deben llevar una numeración. Con esta numeración se le da un mejor orden y la revisión de cuentas resulta más sencilla.

El recibo de caja, también debe llevar el nombre del cliente y así mismo la fecha en la cual fue realizada la transacción. Esto hace que todo el funcionamiento sea completamente trasparente.

4- REGLAMENTO DE CAJA MENOR

ACUERDO No. 001

MARZO 01 DE 2007

Por medio del cual se crea y define el reglamento de caja menor

El Gerente General de Empresa XXXX en uso de sus atribuciones, en especial las que le confiere el artículo 74, literal a), de los estatutos vigentes, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: que se hace necesario crear un fondo de caja menor para contribuir al cumplimiento del objeto social de la cooperativa y para satisfacer las necesidades de pagos de menor cuantía.

SEGUNDO: que es obligación de la Gerencia General velar por el normal desarrollo de las actividades de Empresa XXXX.

ACUERDA:

Crear un fondo de caja menor y definir las condiciones

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