Contabilidad

Tomando en consideración que el Activo está formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado por clasificarlos en grupos formados con valores homogéneos.

La clasificación de los valores que forman el Activo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad.

Grado de disponibilidad. Se debe entender por grado de disponibilidad, a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien.

Mayor grado de disponibilidad. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea más fácil su conversión en dinero efectivo.

Menor grado de disponibilidad. Un bien tiene menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fácil su conversión en dinero efectivo.

Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos:

1. Activo circulante

2. Activo fijo

3. Activo diferido o Cargos diferidos

Activo circulante. Este grupo está formado por todos los bienes y derechos del negocio que están en rotación o movimiento constante y que tienen como principal característica la fácil conversión en dinero efectivo.

El orden en que deben aparecer las principales cuentas en el Activo circulante, en atención a su mayor y menor grado de disponibilidad es el siguiente:

• Caja chica

• Caja

• Banco

• Efectivo y sus equivalentes

Caja y Bancos. Deben aparecer en segundo y tercer lugar en el Activo circulante, por ser valores disponibles, o sea, valores que no necesitan ninguna conversión para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son.

Activo fijo. Este grupo está formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, sí pueden venderse o cambiarse.

Los principales bienes y derechos que forman el Activo fijo, son:

• Terrenos Edificios

• Mobiliario y equipo

• Equipo de entrega o de reparto

• Maquinaria

• Depósitos en garantía

• Acciones y valores

Las Cuentas por cobrar, Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos, deben considerarse como un Activo fijo cuando su vencimiento sea en un plazo mayor de un año o más, a partir de la fecha del Balance.

También deben figurar en el Activo fijo las acciones, bonos y otros títulos de crédito que el negocio ha adquirido de otras compañías, pues son inversiones de carácter permanente, o sea que no se han adquirido con el objeto de venderlas y tener una rápida conversión en dinero efectivo.

Activo diferido o Cargos diferidos. Este grupo está formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.

Los principales gastos pagados por anticipado que forman el Activo diferido o Cargos diferidos, son:

• Gastos de instalación

• Papelería y útiles

• Propaganda o publicidad

• Primas de seguros

• Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

Los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente.

Los gastos pagados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. Pongamos, por ejemplo, la compra de papelería y útiles por $ 100 000.00 que se hizo el mes de enero; es natural que para el mes de diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelería; o cuando se paga al principio del ejercicio dos años de renta por anticipado, con valor de $ 120 000.00 cada uno, es lógico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo.

Con los ejemplos anteriores, se puede apreciar que de los gastos pagados por anticipado únicamente se debe considerar gasto la parte consumida o utilizada, como en el caso de la papelería y útiles; o la parte devengada, en el supuesto de las rentas pagadas por anticipado.

Que es una Caja Chica. Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.

Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados debe sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus soportes.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina, reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo, se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras pequeñas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estará soportado por los originales de los comprobantes de pago respectivos, los cuales deberán contener:

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