CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4. CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Objetivo:

Aplicando tus conocimientos adquiridos a lo largo del curso, elabora un manual de procedimientos sobre algún departamento de una empresa, pueden ser en el que te desempeñas, y considera por lo menos 5 puestos.

1. Objetivo del departamento y de cada puesto:

El objetivo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios es supervisar, suministrar y administrar los recursos materiales que la empresa requiera para el óptimo desarrollo de sus actividades, así como encargarse de la administración de los servicios necesarios para el correcto funcionamiento de las instalaciones y cubrir las necesidades de los usuarios.

El departamento de Recursos Materiales y Servicios está formado por los siguientes puestos:

• Subdirector de Recursos Materiales y Servicios: Su función es la de coordinar a todos los miembros del departamento, así como tomar las decisiones competentes y encargarse de la comunicación vertical con la Dirección Administrativa.

• Jefe de Servicios Generales: Es el responsable de coordinar las actividades correspondientes a la prestación de servicios, mantenimientos y necesidades para el funcionamiento de la empresa.

• Analista de Compras: Se encarga de realizar las compras de suministros, materiales y contratación de servicios, así como de cotizar y encontrar las mejores opciones para la empresa.

• Analista de Control Vehicular: Su responsabilidad es llevar el control del parque vehicular de la empresa, así como de llevar el registro y manejo del consumo de combustibles así como del mantenimiento de las unidades.

• Chofer: Es la persona encargada de realizar las actividades de traslado tanto de personal como de materiales.

1. Funciones y actividades de cada puesto:

Subdirector de Recursos Materiales y Servicios.

Sus función principal es la de encargarse de todo lo concerniente a las obras, construcciones y licitaciones que se realicen por parte de la empresa, así como llevar el control del presupuesto del área y generar los catálogos de conceptos necesarios para el funcionamiento del departamento. Es el encargado de verificar que se cumplan con todas las normatividad legal y administrativa. Dentro de sus actividades también se encuentra la de coordinar a todas las personas que conforman el departamento.

Jefe de Servicios Generales.

Es el responsable de elaborar las políticas y procedimientos para el área de servicios generales, así como de verificar su cumplimiento en los distintos departamentos. Dentro de sus funciones están el verificar que las áreas de y los encargados de limpieza, vigilancia, jardinería, y similares cumplan con sus actividades. También es el encargado de realizar los trámites y pagos necesarios para los servicios básicos como energía eléctrica, agua, arrendamientos y todo aquel servicio que requieran las instalaciones de los bienes inmuebles.

Analista de Compras.

Se encarga de la administración de las adquisiciones, servicios, arrendamientos y bienes de la empresa, por medio de estudios, análisis y licitaciones. Su objetivo es conseguir las mejores opciones tanto económicas como de calidad para cubrir las necesidades de la empresa. Es el que preside y organiza el Comité de Adquisiciones y supervisa el padrón de proveedores para que esté actualizado y cubra todas áreas de funcionamiento de los proyectos, departamentos y empleados en general.

Analista de Control Vehicular.

Su función principal es la de llevar un control del parque vehicular de la empresa, para llevar un registro de mantenimientos tanto preventivos como correctivos, así como de rendimientos y, dado el caso, el avaluó para la enajenación de los vehículos que ya no cumplan con los requisitos para su adecuado funcionamiento. También se encarga de llevar el control del combustible mediante una plataforma de supervisión y programación, y de esta forma, cumplir con las medidas de ahorro y austeridad.

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