¿Cómo escribir un manual de procedimientos?

¿Cómo escribir un manual de procedimientos?

Por Edward Lowe, solución con lectura rápida.

Un manual de procedimientos para su empresa le protege de confiar demasiado en determinados empleados para operar su negocio, sirve como una guía para los alumnos nuevos, y ofrece un plan de recuperación de emergencia.

Resumen

Piense en un empleado que desempeña un papel crucial en su empresa. ¿Qué pasaría si el empleado renuncia sin dar aviso? Individuos clave se puede encontrar en cualquier empresa, pero es vital que no se vuelven dependientes de una persona en particular para operar su negocio.

No sólo un manual de operaciones que se salve de confiar demasiado en los empleados, sino que también sirve para orientar y reforzar la capacitación de nuevos empleados y permite la formación autodidacta, el entrenamiento cruzado de los empleados existentes. Es más, si usted está considerando la venta de su negocio, un manual de operaciones puede reforzar - o incluso aumentar - su precio de salida, ya que facilitarán una transición a la nueva administración.

En esta lectura rápida se encuentran:

• Consejos para un diseño funcional para su manual de operaciones.

• ¿Qué elementos a incluir?

• ¿Cómo gestionar el proyecto?

Solución

Un manual de operaciones es una documentación completa de cómo funciona su compañía. Si está escrito correctamente, debe guiar a alguien no familiarizado con su empresa a través de los procedimientos del día a día para el funcionamiento de su negocio. Esto no debe confundirse con un manual de empleado, un documento mucho más pequeña frente a las condiciones de empleo, la cultura corporativa y las políticas aceptables de comportamiento. Empleados directrices del manual se puede encontrar en la lectura rápida, "Creación de un Manual de Política de los empleados."

Disposición

Antes de empezar a escribir, planificar la distribución física del manual. Usted encontrará que la distribución tiende a dictar la facilidad de uso del manual.

Divida el manual en secciones, que coinciden con la organización departamental de su empresa. Esto facilitará las contribuciones del empleado durante el proceso de escritura y permite un fácil acceso a la información una vez que el manual está en circulación. Incluye una tabla de contenido que enumera las subsecciones.

Ha autores crear el documento con el mismo procesador de textos. Software común, no sólo hará que sea más fácil de construir el manual de ahora, pero también debe asegurar que el documento se puede modificar fácilmente en el futuro. Tenga siempre una copia impresa de todas las versiones en un lugar seguro.

Número de las secciones y las páginas dentro de las secciones. Por ejemplo, en la página 4 de la sección 10 se designará "10,4". Esto le ahorrará el tener que volver a imprimir todo el documento cada vez que realice un cambio. Los populares procesadores de texto ofrecen esta opción de numeración de páginas.

En cada página, añadir un pie de página indicando que la página fue modificada por última vez. Páginas fotocopiadas con frecuencia se encuentran alrededor, y uno anticuado puede hacer mucho daño.

También puede incluir un anexo para las adiciones o cambios provisionales, de modo que usted no tendrá que editar y volver a imprimir el manual para incluir alteraciones periódicas.

Contenido

Los manuales de operaciones suelen incluir cuatro tipos de información:

¿Cómo-a los procedimientos, por ejemplo, cómo entrar en una nueva cuenta en su sistema de facturación, cómo llevar a cabo fichero automatizado de copias de seguridad.

Ubicaciones de los artículos, por ejemplo, las claves.

Contactos, por ejemplo, la compañía de seguros.

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