Cómo gestionar el conocimiento (KM). Herramientas de gestión económica

Cómo gestionar el conocimiento (KM). Herramientas de gestión económica 

Definición 
¿Qué se entiende por "conocimiento"? 
¿Qué se entiende por gestión del conocimiento y por qué es necesario para las empresas? 
La cadena de valor de la gestión del conocimiento 
Fases de implementación de un KM 
Fase 1: empezar 
Fase 2: desarrollar una estrategia 
Fase 3: diseñar y lanzar iniciativas de la gestión del conocimiento 
Fase 4: expandir y dar soporte 
Fase 5: institucionalizar la gestión del conocimiento 
Soluciones para la gestión del conocimiento 

El mundo empresarial en el que vivimos se encuentra inmerso en un proceso de transformación continua en todos los ámbitos: estratégico, estructural, tecnológico, etc. Debido a este cambio constante, las empresas que quieren sobrevivir deben potenciar y rentabilizar al máximo sus activos. Muchas empiezan a darse cuenta de que el conocimiento de sus empleados es el activo más valioso. Quizás sea cierto, pero en la actualidad hay pocas empresas que gestionen a gran escala sus activos.

Definición[pic 1]

¿Qué se entiende por "conocimiento"?[pic 2]

El concepto "conocimiento" tiene dos definiciones básicas. La primera hace referencia al cuerpo de la información, que puede constar de hechos, opiniones, ideas, teorías, principios y modelos. La segunda se refiere al estado de la persona respecto al cuerpo de la información.

Para que el conocimiento se convierta en una ventaja competitiva, los miembros que forman una empresa tiene que poder capturar, crear, distribuir, almacenar, compartir y utilizar.

¿Qué se entiende por gestión del conocimiento y por qué es necesario para las empresas?[pic 3]

Yogesh Malhotra define la gestión del conocimiento en los siguientes términos:

"La gestión del conocimiento atiende a los aspectos críticos de la adaptación, supervivencia y competencia de una empresa frente a los cambios del entorno. Esencialmente, engloba los procesos organizacionales que buscan la combinación sinérgica de datos e información procesando la capacidad de las tecnologías de la información y de la capacidad creativa e innovativa del ser humano" (Malhotra, 1997).

Las herramientas para la gestión del conocimiento realmente no gestionan el conocimiento, pero ayudan a capturarlo, almacenarlo y transmitir el material a partir del cual el individuo adquiere el conocimiento.

La gestión del conocimiento se centra en "hacer las cosas correctas" en vez de "hacer las cosas correctamente".

Este concepto engloba una transición del concepto de "cadena de valor de la información" a "cadena de valor del conocimiento". ¿Cuál es la diferencia? La cadena de valor de la información considera los sistemas tecnológicos como componentes claves para guiar los procesos de negocio de una empresa, mientras que trata a las personas como procesadores pasivos que implementan "las mejores prácticas" archivadas a partir de datos de la información. Por el contrario, la cadena de valor del conocimiento trata los sistemas humanos como componentes clave.

La gestión del conocimiento es necesaria para las empresas porque lo que ayer funcionaba puede que mañana no funcione. Algunas de las razones que explican la necesidad de una gestión del conocimiento, según Ann Macintosh (del Artificial Intelligence Applications Institute de la University of Edinburgh), son las siguientes:

• Los marketplaces son cada vez más competitivos y la ratio de innovación está aumentando.
• Las reducciones en staff están creando la necesidad de reemplazar el conocimiento informal con métodos formales.
• Las presiones competitivas reducen el volumen de la mano de obra que hace que sea valioso el conocimiento de una empresa.
• El tiempo disponible para experimentar y adquirir conocimiento ha disminuido.
• Las prejubilaciones y el aumento de la movilidad de la mano de obra implican una pérdida del conocimiento.
• Hay una necesidad de gestionar la creciente complejidad, porque las empresas pequeñas están desarrollando operaciones transnacionales, fuera de su radio de acción.
• Los cambios en la dirección estratégica pueden repercutir en una pérdida del conocimiento en un área específica.
• La mayor parte de nuestro trabajo se basa en la información. * Las empresas compiten en la base del conocimiento.
• Los productos y los servicios son cada vez más complejos y están dotados con un componente de información significativo.
• La necesidad de un aprendizaje continuo es una realidad.

La cadena de valor de la gestión del conocimiento[pic 4]

La principal misión de la gestión del conocimiento es crear un ambiente en el que el conocimiento y la información disponibles en una empresa sean accesibles y puedan ser usados para estimular la innovación y mejorar las decisiones.

La clave es crear una cultura en la que ambos elementos se valoren, se compartan, se gestionen y se usen eficaz y eficientemente.

La cadena de valor de la gestión del conocimiento está compuesta por estos eslabones:

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Por tanto, la gestión del conocimiento sólo tiene sentido en el marco de empresas dinámicas, que no se asustan ante el cambio. Como dice Donald Marchand, es factible en empresas que aprenden, ya que ayudan a gestionar el cambio; es posible en empresas que complementan la estrategia, la estructura, los procesos y la cultura con la gestión del recurso "conocimiento", la gestión de la información y la innovación.

Pero también se puede implantar en empresas que olvidan, que dejan atrás intereses creados de los empleados y tendencias a centrarse exclusivamente en las necesidades a corto plazo; que son capaces de desprenderse de antiguas capacidades para no aprender lecciones equivocadas.

Fases de implementación de un KM[pic 6]

Las fases para una correcta implantación de un sistema de gestión del conocimiento son:

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Fase 1: empezar[pic 8]

1. Convertir en verdaderos los conceptos de la gestión del conocimiento dentro de la empresa. Crear un cuadro claro y tangible de las ventajas de la gestión del conocimiento y de cómo se relaciona con las metas en la empresa.
2. Identificar usuarios para que ayuden al desarrollo de la gestión del conocimiento. Encontrar a defensores de la gestión del conocimiento, buscar en la empresa aquellas actividades que pueden ser relacionadas ya con la gestión del conocimiento; buscar comunidades o grupos más pequeños de empleados que compartan actualmente conocimiento, y hacer conexiones con esa gente. Un buen reclutamiento de personal y gente influyente es siempre una buena idea.
3. Buscar la oportunidad de introducir las ventajas de la gestión del conocimiento. Encontrar el lugar en el que la gestión del conocimiento será valorada hablando con la gente implicada, con iniciativas estratégicas, grupos de consulta internos o empleados con los que se han establecido lazos personales.
4. Solicitar al departamento de TI (Tecnologías de la Información) que proporcione las herramientas necesarias, así como una visión equilibrada de la gestión del conocimiento. Relacionarse con los líderes de TI para saber qué posibilidades de la gestión del conocimiento están disponibles con la tecnología existente y qué capacidades de mejora realista pueden proporcionar. Hay que recordar que el departamento de TI puede ser un catalizador para dar soporte a las tecnologías de la gestión del conocimiento emergentes.

Fase 2: desarrollar una estrategia[pic 9]

En esta fase, la empresa ha llegado a un momento crucial: el conocimiento se ha convertido en una exploración del potencial empresarial. Éstas son algunas de las actividades más importantes:

1. Formar un grupo de trabajo de la gestión del conocimiento. Basar este equipo multifuncional en el grupo base que se ha formado en gestión del conocimiento. Los miembros del equipo identificarán las oportunidades para los programas pilotos y fijarán los estándares para que los métodos sean utilizados a través de todas las iniciativas.
2. Seleccionar los programas pilotos o identificar las iniciativas actuales que podrían funcionar como programas pilotos. Recomendar tres programas pilotos. Pueden seleccionarse nuevos programas pilotos estratégicos o adoptar esfuerzos actuales que ya están en curso. Deben tratar temas que son importantes para su empresa, diseñar los programas pilotos para mostrar resultados demostrables y relevantes, así como seleccionar los patrocinadores experimentales para ayudar a que la iniciativa progrese.
3. Encontrar los recursos para apoyar el programa piloto. Los recursos más importantes son el personal experto, que puede facilitar la iniciativa y que está autorizado por la gerencia a centrar su tiempo en éste. Otros recursos incluyen las aplicaciones de TI que deberían ser creadas o modificadas (tal vez, ya se disponga de ellos).

Fase 3: diseñar y lanzar iniciativas de la gestión del conocimiento[pic 10]

En este punto ya se ha formado un grupo de trabajo, se ha identificado y diseñado un programa piloto, y se han localizado los recursos. Ahora se está acercando a la tercera fase en la que se lanzan los programas pilotos y se recogen los resultados. En esta fase, los beneficios de capturar, compartir, y usar la información y el conocimiento empiezan a tomar la forma definida. Ahora es el momento de centrarse en:

1. Financiar los programas pilotos. Asignar un grupo de trabajo de la gestión del conocimiento y un comité de dirección o un grupo de trabajo de varias unidades para reasignar los recursos de la empresa, tales como dinero y tiempo para las iniciativas de la gestión del conocimiento.
2. Desarrollar las metodologías que pueden ser replicadas. Hay que evitar construir colecciones de conocimiento sin una comunidad activa que contribuya al esfuerzo. Trabajar conjuntamente los proveedores de conocimiento y los usuarios de éste en una comunidad de practicantes. Permitir que estas comunidades activas formen voluntariamente agrupaciones naturales; animar a la participación con el establecimiento de una red física y comunidades virtuales. Establecer un proceso para la investigación, filtrando y validando el conocimiento compartido antes de presentarlo como conocimiento corporativo.
3. Capturar las lecciones aprendidas. El grupo debe discutir las lecciones aprendidas en las reuniones y proporcionar un espacio común para compartir los resultados.

Fase 4: expandir y dar soporte[pic 11]

Esta fase implica ampliar las iniciativas de la gestión del conocimiento a través de la empresa para que crezca rápidamente. Sus objetivos son:

1. Desarrollar una estrategia de expansión. Aplicar los criterios de selección experimentales para los programas en otros departamentos o desarrollar una única estrategia para implementar la gestión del conocimiento con independencia del enfoque; proporcionar los recursos apropiados, tales como líderes corporativos, un grupo corporativo de gestión del conocimiento o un CEO (Chief Executive Offias), y cerciorarse de que la tecnología necesaria existe y que el soporte apropiado para el usuario está disponible.
2. Comunicar y marcar la estrategia. Publicar las iniciativas de la gestión del conocimiento a toda la empresa. Algunas opciones incluyen la formación de la gestión del conocimiento a los directores de formación, a los coordinadores de calidad, etc.
3. Gestionar el crecimiento. Controlar la confusión originada por la gran cantidad de iniciativas de la gestión del conocimiento que normalmente sucede en esta fase. Una política on-line regular puede mantener los recursos de la gestión del conocimiento organizados, constantes, y fácilmente accesibles.

Fase 5: institucionalizar la gestión del conocimiento[pic 12]

En esta fase, la empresa comienza a entender que la gestión del conocimiento es una estrategia empresarial, no una base de datos que necesita ser una parte integral del modelo empresarial. Para satisfacer el potencial de esta fase, la empresa debe redefinir las estrategias, la estructura de empresa y los gravámenes del funcionamiento. En este punto, la gestión del conocimiento se convierte en una competencia necesaria con un potencial ilimitado de beneficiar cada unidad de la empresa.

1. Incorporar la gestión del conocimiento en el modelo empresarial. En este paso es necesario obtener la ayuda del CEO y de los ejecutivos senior y se puede lograr incluyendo la gestión del conocimiento en la declaración de la misión, del modelo de gestión, etc.
2. Realinear la estructura y el presupuesto de la empresa. Reorganizar el presupuesto y las responsabilidades departamentales para acomodar el amplio despliegue de la gestión del conocimiento como estrategia empresarial.
3. Vigilar la salud de la gestión del conocimiento. Tomar el pulso de las iniciativas de la gestión del conocimiento regularmente. Puede utilizarse un panel de evaluación externo, realizar evaluaciones internas o incluir feedback de la gestión del conocimiento en encuestas a los empleados.
4. Alinear la evaluación del funcionamiento y las recompensas con la estrategia de la gestión del conocimiento. Institucionalizar los programas de premios para aquellos que ejemplifiquen los ideales de la estrategia de la gestión del conocimiento.
5. Disponer de un marco empresarial de la gestión del conocimiento con control local. Unir las metas empresariales a las actividades de la gestión del conocimiento para proporcionar un estado coherente. Al mismo tiempo, permitir que los grupos individuales desarrollen recursos de la gestión del conocimiento que resuelvan sus necesidades específicas.
6. Continuar el viaje. Al convertirse la empresa en una empresa que comparte el conocimiento, se aumentará la demanda para los procesos del conocimiento y se ahorrará tiempo y dinero. Los factores críticos del éxito incluyen una dirección implicada, con una visión de motivación y consistencia, que desarrolle un proceso evolutivo: empezar las iniciativas cuando la gente esté preparada, identificar los roles y comunicar con constancia y eficacia las iniciativas y necesidades empresariales.

En resumen, los pasos que se deben seguir son:

1. Acceder a las fuentes de conocimiento, tanto interno como externo, implícito y explícito.
2. Facilitar o explotar el conocimiento a través de unos valores, una cultura y un liderazgo que lo potencien y dinamicen.
3. Transferir o compartir formalmente los conocimientos mediante la formación o de manera informal, por medio de grupos de trabajo.
4. Uso de la TI para facilitar el proceso siempre que permitan el acceso de la forma más sencilla posible y ayuden al aprendizaje individual y organizacional.
5. Generar o crear nuevo conocimiento gracias a la interacción de las fases anteriores y a la capacidad de "aprender a aprender", tanto a nivel de personas como de grupo.
6. Incorporar e integrar el conocimiento como un activo institucional o un nuevo valor añadido en los productos, servicios, procesos y sistemas, creando así un conjunto de activos intangibles que definan el concepto de capital intelectual de la empresa.
7. Cambiar la cultura organizacional y el modo en que se hacen las cosas en la empresa.

Soluciones para la gestión del conocimiento[pic 13]

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Autores: José Ramón Cerquides Bueno ( Ingeniero Técnico Superior de Telecomunicaciones (UPC). Doctor Ingeniero de Telecomunicaciones. Profesor titular del departamento de Teoría de la Señal y Comunicaciones en la Escuela Superior de Ingenieros de la Universidad de Sevilla. ), M.ª Teresa Espinoza González ( Licenciada en Ingeniería de Ejecución de Computación e Informática por la Universidad de Santiago de Chile. Consultora de Worldnet Consulting Barcelona. ), Carles Valencia y María Bosch ( MBA por les Heures. Directora del Área de Consultoría y Desarrollo de Negocio de NURUN España, empresa especializada en el desarrollo de proyectos de Gestión de Conocimiento en la Red. )

Fuente bibliográfica: E-business

© Universidad de Barcelona Virtual, 2003

Referencia bibliográfica:

Código documento: 1060108