Cómo implementar con éxito un inventario cíclico

Un inventario (casi) perfecto

16 feb

Hace tiempo que la verificación de los inventarios ha dejado de ser una tarea a realizar por “imperativo contable”, aprovechando el parón navideño, involucrando frecuentemente en los mismos a personal ajeno (y nada motivado) a los almacenes de las empresas para terminar con rapidez.

El proceso de conteo de piezas no aporta valor en sí mismo. Forma parte del “muda” o desperdicio en terminología Lean.

Sin embargo, la creciente necesidad de ajustar el stock que tienen hoy en día las empresas para liberar recursos financieros y minimizar la obsolescencia otorga una importancia máxima a la fiabilidad de la información que manejan.

Si las pantallas de nuestros ordenadores dicen que disponemos de existencias para una determinada referencia y no es así, no la repondremos y sólo conoceremos el error en el momento en que el almacenero realiza el “picking”, generando un problema de servicio que puede desembocar en la pérdida de una venta y a veces hasta del propio cliente.

Al contrario, si nuestro sistema informático detecta una rotura de stock o una caída de éste por debajo del punto de pedido sin que ello sea cierto, procederemos a comprar innecesariamente, comprometiendo recursos financieros y espacio en el almacén por adelantado e incluso podemos generar un obsoleto a plazo si la demanda del producto en cuestión cae en un futuro cercano.

Con frecuencia, un error en el registro de stock afecta a dos referencias similares, que se han guardado o extraído de su ubicación equivocadamente, generando las dos situaciones mencionadas en los párrafos anteriores. Es por ello que salvo que tengamos un problema de integridad en nuestros almacenes, los errores de inventario no suelen afectar al valor patrimonial de la empresa (nos sobran y nos faltan productos de valor similar) y sí cada día con más frecuencia a la calidad del servicio que presta a sus clientes.

Poco a poco los almacenes van a desaparecer para convertirse en “centros de almacenamiento y distribución” distinción que no es puramente terminológica sino que responde a una rotación creciente del stock y en consecuencia a un número cada vez mayor de operaciones de entrada y salida de materiales.

En este escenario, los errores de procedimiento se traducen con mayor velocidad en discrepancias de inventario con las consecuencias mencionadas Al margen de la necesaria mejora continua a la que debemos someter a nuestra función logística, la corrección rápida de los errores de inventario no pasa por el “wall to wall inventory”, como lo llaman los anglosajones, sino por el “perpetual inventory”, inventario cíclico, permanente o rotativo, que consiste en el recuento diario de una muestra de referencias y la corrección inmediata de los descuadres detectados (un inventario anual garantiza, en el mejor de los casos, la fiabilidad de los registros

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