Departamento De Compras BIMBO

Objetivo.

Establecer los lineamientos a seguir para la realización de compras de materiales, insumos, bienes y/o servicios, así como:

• Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones.

• Segregar las funciones de autorización, adquisición, custodia, registro, recepción y almacenaje de la mercadería comprada.

• Determinar una política adecuada de adquisiciones de mercadería.

• Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.

• Promover la eficiencia del personal de compras.

• Registrar adecuada y oportunamente las compras de mercadería.

Con los objetivos antes mencionados se garantiza así la satisfacción de los clientes, en cuanto a oferta, calidad y tiempo.

Alcance.

Este procedimiento aplica desde el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra que se realizan dentro de BIMBO.

Manual de políticas y procedimientos.

Políticas de compras de BIMBO.

Respecto a la Documentación:

• Solo el personal autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.

• Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.

• El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.

• El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.

• Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

• La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

• Las requisiciones podrán ser pre numeradas.

• Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

• Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.

• La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

• Las requisiciones podrán ser pre numeradas.

• Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

• Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.

• Las órdenes de compra deberán estar pre numeradas y firmadas por un agente de compras autorizado.

• La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

• En la copia que se remite al departamento de recepción, por lo general se omite la información respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepción cuenten cuidadosamente los artículos recibidos.

• Los informes de recepción deberán estar pre numerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma autorizada.

• Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepción y orden de compra.

• Determinar la corrección matemática de la factura del proveedor.

• Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.

• Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.

• Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

• En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la documentación adecuada.

Respecto a las rutas.

• El medio de transporte y las rutas debe especificarlas el comprador en el pedido.

• Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha requerida del envío y la naturaleza del material.

• Deben considerarse las diferencias en los costos de envío en las propuestas que asegure que los costos totales son comparables.

• Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal calificado.

Manual de Procedimientos.

Procedimiento de compras de materiales, insumos, bienes y/o servicios.

1. El proceso inicia con la detección de necesidades que tenga algún departamento, ya que compras no se limita únicamente a surtir el área de producción, se encarga de abastecer en general de insumos, bienes o servicios a la empresa.

2. Cuando el departamento que presenta la necesidad de adquirir algún producto para funcionamiento del mismo, deberá realizar una requisición de material por escrito. Dicha requisición deberá contener las especificaciones, cantidad, fecha en que se solicita y fecha en la que debe estar disponible para su uso, además debe de contener la firma de

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