Documentacion de la empresa

[11:54 a.m., 30/8/2024] Profe Laura: https://www.youtube.com/w}atch?v=w-ej13qUZSk

[pic 1]

] Profe Laura: para el control de documentos mediante codificación se puede apoyar asi   paso 1 estructura de documentos , todos  deben estar codificados para control de documentación ,

] Profe Laura: 2 Procedimiento   dejo un ejemplo  Procedimiento de INSPECCIÓN de MATERIAS PRIMAS y MATERIAL

[pic 2]

https://www.youtube.com/watch?v=9RA-tWOLkMM

[11:54 a.m., 30/8/2024] Profe Laura: video 1     https://www.youtube.com/watch?v=5qfMqKRV_eI

La documentación de una empresa, proyecto y correspondencia abarca varios aspectos importantes para la organización, comunicación y ejecución de las actividades empresariales. Aquí hay un desglose de cada tipo de documentación:

1. Documentación de la Empresa:

   - *Actas Constitutivas: * Documentos que formalizan la creación de la empresa, incluyendo estatutos y registros legales.

   - *Organigrama: * Representación gráfica de la estructura de la empresa, mostrando jerarquías y funciones.

   - *Políticas y Procedimientos: * Guías y normas que establecen cómo deben realizarse las operaciones diarias y el manejo de situaciones específicas.

   - *Informes Financieros: * Estados financieros, como el balance general, estado de resultados y flujo de caja, que reflejan la situación económica de la empresa.

   - *Manuales de Empleado: * Información sobre roles, responsabilidades, políticas de la empresa, y expectativas de conducta para los empleados.

 2. Documentación del Proyecto:

   - *Plan de Proyecto: * Documento que detalla los objetivos del proyecto, el alcance, los recursos necesarios, cronogramas y presupuestos.

   - *Documentos de Requisitos: * Especificaciones técnicas y de negocio necesarias para completar el proyecto.

   - *Cronograma: * Plan de tiempos que indica las fechas de inicio y fin de las tareas del proyecto.

   - *Análisis de Riesgos: * Identificación y evaluación de riesgos potenciales, así como planes de mitigación.

   - *Informes de Progreso: * Actualizaciones periódicas sobre el estado del proyecto, logros y obstáculos.

   - *Documentación Técnica: * Instrucciones y especificaciones técnicas, diagramas y otros documentos relacionados con el desarrollo del proyecto.

3. Correspondencia:

   - *Correos Electrónicos: * Comunicación interna y externa que puede incluir discusiones sobre decisiones empresariales, acuerdos, y planificación.

   - *Cartas Formales: * Comunicaciones oficiales dirigidas a clientes, proveedores, y otros socios comerciales.

   - *Memorandos Internos: * Documentos que comunican políticas internas, cambios en la organización, y otros asuntos de importancia para los empleados.

   - *Informes de Reunión: * Minutas que registran los temas discutidos, decisiones tomadas y acciones a seguir en reuniones.

Cada tipo de documentación juega un papel crucial en la operación eficiente de una empresa, el manejo adecuado de proyectos y la comunicación efectiva con todas las partes interesadas.

El video trata sobre la gestión de la información documentada. La gestión de la información es la creación, el control y la integridad de la información de una organización. Esto hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad de la organización. La gestión de la información comienza con el ciclo documental. En este ciclo, un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. Para planificar la estructura documental, se debe identificar la información y los tipos de documentos requeridos, así como el medio de soporte que los contiene, ya sea físico o digital. Hay muchos beneficios de documentar, pero se destacan siete razones principales:

 * Atención a los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio.

 * Elaboración de un documento que inicia desde la identificación de la necesidad de su creación, su aprobación, uso y termina la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo.

 * Los documentos pueden elaborarse bajo varias metodologías, como cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.

 * Los documentos que describen el desarrollo de actividades deben responder a las preguntas de qué se hace, por qué lo hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.

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