Documentos Contables Y No Contables

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

DOCUMENTOS CONTABLES:

Primero que todo se dice que Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil

Aquí. Veremos los siguientes documentos contables en los cuales se dirá la definición, en qué momento se elaboran y como se diligencian.

• (1) RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESOS:

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo cheques y otras formas de recaudo el original se entrega a el cliente y las copias generalmente se archivan.

Se elabora recibo de caja cuando el cliente cancela con DINERO o CHEQUE por venta de las diferentes actividades. Especificando si es en cheque o efectivo.

El recibo de caja debe ir diligenciado así:

1. Numero consecutivo y cronológico de recibo de caja.

2. CLIENTE: en este campo debe de ir Razón Social del cliente, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Oasis Arroyave Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRÍCOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.

3. DIRECCIÓN: en este campo se debe de colocar la dirección del cliente.

4. CIUDAD: en este campo debe de ir la ciudad donde decide el cliente

5. TEL: en este campo debe de colocar el número de teléfono del cliente

6. NIT: en este campo se debe de colocar el nit del cliente.

7. FECHA: en este campo debe de colocar la fecha del día en que se recibe el dinero.

8. LA SUMA DE: en este campo debe de colocar en letras el valor de dinero que se recibe.

9. POR CONCEPTO DE: en este campo debe de colocarse el concepto por el cual se esta recibiendo el dinero, especificando: Numero de documento que están cancelando o haciendo un abono, valor de la retención en la fuente y retención de IVA si el cliente la practica. Los ANTICIPOS deben tener también su respectivo ingreso (con los campos de los numerales 2-3-4-5-6-7-8 muy bien diligenciados).

10. FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar la firma de la persona que elabora el recibo de caja y el sello de la empresa que elabora el recibo de caja

(02) COMPROBANTE DE EGRESOS

Egresos: es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa.

El egreso debe ir diligenciado así:

1. Numero consecutivo y cronológico del egreso.

2 .Fecha de elaborado el pago.

3 .Razón Social del proveedor del producto o servicio que estamos cancelando, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural o jurídica con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.

4. El comprobante de egreso debe de estar soportado por la FACTURA del proveedor a quien se le compro el producto o servicio, si este es de régimen común, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura), en caso que sea régimen simplificado o personas naturales deben elaborar CUENTA DE COBRO con los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisito de cuenta de cobro).

5. FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar el nombre y cedula del proveedor de bienes o servicios que recibe el dinero o el cheque.

6. En caso de anular un egreso debe de quedar archivado con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de egresos.

7. NO admitir recibos de caja o remisiones como soporte de los pagos, por que estas no cumplen con los requisitos establecidos por la ley, para el reconocimiento del IVA, solo la factura o cuenta de cobro están autorizadas por ley para este efecto.

(3) NOTA DEBITO:

Son cobros de interés de mora, fletes, errores de factura, siempre y cuando no se cobre iva, cobro adicional al valor facturado

Como diligenciar:

• Se procede a colocar la fecha en el cual se elaboro el documento.

• Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota debito.

• Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota debito

• Se coloca quien lo elaboro, lo reviso y lo contabilizo.

(4) NOTA CRÉDITO

Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente.

Se elabora en Casos en los que Allan:

Errores de facturación, Aplicación de bonificaciones y/o descuento devoluciones, Casos de roturas de mercadería

Como se diligencian:

1 Colocar como en todo documentó contable la fecha

2 .colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito

3 .el concepto por el cual se le envía la nota crédito

4. y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo, y lo contabilizo.

(5) Nota de contabilidad.

Es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos u operaciones que no tienen soportes externos u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

Diligenciar:

1 nombre o razón social de la empresa que lo emite.

2 .nombre número y fecha del comprobante

3. descripción de el contenido del docuemnto

4. firmas de los responsables

5. constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas

(6) Factura

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica.

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de

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