EMPRESA “HEPEVASA “

EMPRESA “HEPEVASA “

Problema:

En los últimos años la participación de los aceites de Hepevasa en el mercado se está reduciendo de manera paulatina debido al gran ingreso que está teniendo el mercado d nuevas marcas que las grandes comercializadoras ponen en el mercado a un precio por debajo de los aceites de Hepevasa, el cual es un producto base y emblemático de la empresa.

Es así que se contratan a consultores los cuales puedan definir los problemas y brinden recomendaciones, de esta manera tras la evaluación se tuvieron los siguientes resultados:

Se recomienda reducir precios de venta en 15 % para que de este modo sea más competitivo. 

Reducir costos en el área de publicidad y logística.

Se encuentran 8 pautas de cómo se está desenvolviendo la empresa

Tras este problema los consultores forman dos equipos de trabajo para que puedan contribuir ellos mismos en la solución de los problemas presentados

PRIMER GRUPO

Formado por personal de producción y compras, encargados de estudiar el problema y dar recomendaciones para mejorar la rotación de los inventarios y reducir los excesos de existencia de la compañía teniendo en cuenta la información obtenida en el diagnóstico realizado por los consultores :

El manejo de inventarios de productos terminados es totalmente independiente de los insumos.

Recomendación: Se debe implantar una buena relación, control y coordinación entre las áreas que se encuentran involucradas con ventas, compras y manufacturación.

No existe en la compañía quien asuma las responsabilidades logísticas, ni de administración de inventarios, dando lugar a aquellos que tienen a su cargo o se relacionan con el manejo de inventarios tiendan a imponer márgenes de seguridad elevado, aumentado los niveles de inventarios y ocasionado los sobre stocks.

Recomendación: implementar un modelo logístico integral el cual haya sido diseñado de tal forma que se tome en consideración a todos los elementos de la cadena, los cuales puedan interrelacionarse y ser partícipe de las responsabilidades productivas que posee la empresa

El área de ventas que está a cargo de Manejo de inventarios de productos terminados no consideran una prioridad el optimizar los niveles de los mismos.

Recomendación: El área de ventas estando encargada del área de distribución ,no debe de poseer la responsabilidad de los inventarios de productos terminados .

No existe sistema de planteamiento y control de inventarios.

Recomendación: Debe de existir un área de planeamiento asi como el área de almacen de productos terminados y suministros ,de la misma forma para una mejora continua de la empresa se debe emplear las tecnologías de información que se acondicionen a la empresa “HEPEVASA”.

Inexistencia de canales de comunicación formal y permanente entre la agencia de ventas, manufactura y compras.

Recomendación: La comunicación es de suma importancia dentro de una empresa por lo que se requiere crear ciertos canales de comunicación formales y permanentes, entre las áreas presentes en la empresa , estas formas de comunicación pueden ser mediante correos electrónicos, informes, reuniones, generando de esta manera una mejora continua.

La gerencia de compras no cumple su función como debería ser y se limita a cumplir funciones de rutina y tramitación de papeles tras los pedidos que recibe.

Recomendación: Se está presenciando que el gerente de compras no cumple con su función ya que el gerente de compras es la persona que debe cumplir con la función de servicio hacia todas las demás actividades de la empresa, canalizando todo su esfuerzo como un solo principio para la consecución de los objetivos de la empresa.

Las decisiones de distribución física corresponde a ventas que se encargan de hacer llegar los productos a sus distribuidores y clientes, para lo cual tienen a los elementos de transporte bajo sus órdenes.

Recomendación: Teniendo este caso es preciso se implementar un área de distribución que cumpla con la función de hacer llegar los productos a sus distribuidores y clientes requeridos.

En dos o tres oportunidades manufactura ha tenido que cambiar de producción por falta de insumos, fabricando productos que no son de preferencia de los consumidores y que se almacenan, esperando que ventas logre darles movimientos.

Recomendación : Como podemos apreciar el problema lo está dando originariamente el área de producción debido a la falta de comunicación con el área de compras ya que ellos se encuentran sujetos al requerimiento de producción , puesto que si se mantendría una buena relación entre estas dos áreas compras abastecería de buena manera a producción y evitarían los stocks .

CONCLUSIONES :

Tras el análisis de estos 8 puntos se llega a la conclusión que debemos de cambiar parte de la estructura organizacional (organigrama), implantando así ciertas áreas que contribuirán con un mejor desarrollo de la empresa HEPEVASA

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA “HEPEVASA”

PROPUESTA DEL NUEVO ORGANIGRAMA PARA LA EMPRESA “HEPEVASA”

El funcionamiento de las áreas implementadas en el área logística serán las siguientes:

El área de almacén se realizara inventarios mensuales de los productos que están almacenados, así se mantendrá un control adecuado del stock. Además, de reducir los sobres stocks, así se emitirán los siguientes reportes: Reporte de stocks con movimiento y sin movimiento, reporte de ocupabilidad de almacenes. Paralelamente en el almacén de suministros se procederá de la misma forma.

El área de planteamiento reunirá la información obtenida de acuerdo al plan de ventas, de los inventarios el cual originara el plan de necesidades de recursos, capacidad de procesamiento y de producción.

Por lo tanto, las decisiones de la distribución física ya no estarán a cargo de las ventas sino del área de logística. Entonces en el área de distribución se podrán hacer llegar los productos a los distribuidores y clientes eficientemente minimizando los costos.

SEGUNDO GRUPO

Debe darse la implementación de un ERP, Dado que no existe un sistema de información en HEPEVASA y con el fin de integrar a todas las áreas de la empresa, se propone implementar un ERP (Enterpise Resource Planning)

El ERP, nos permite aumentar la productividad de la planta o negocio, la reducción de inventarios, minimizar la reacción de las ventas, disminución de compras, agilizar la mayoría

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