Efectivo en caja – manejo de arqueos para su buen uso del dinero

Efectivo en caja – manejo de arqueos para su buen uso del dinero

EMPRESA FERRETERA

En el primer piso la facturación funciona de contado, funciona con un talonario de facturas que se elabora manualmente por parte de los vendedores, son 5 y cada uno tiene su talonario.

En el segundo piso esta la parte administrativa tenemos un software contable que adquirió la entidad y desde allí se genera toda la facturación a crédito de la entidad. Y los créditos se otorgan únicamente a los clientes que han sido sometidos a estudios de crédito y que han asignado un determinado cupo de crédito y la categorización de los clientes se realiza al mismo tiempo de asignarles el cupo del crédito y estamos hablando de distribuidores descuentos 20%, mayoristas 10%, minoristas 5%. Una vez digita el nit inmediatamente sale el descuento del cliente.

Inicialmente en el primer piso se haría una auditoria interna a los cinco vendedores con su respectivo talonario y revisar las facturas manuales que esté canceladas y en buen estado .Trabajando de la mano con el funcionario de inventarios.

Como harían usted la auditoria del primer piso y como la del segundo piso.

SEGUNDO PISO

El tipo de auditoria para el sistema robusto que ahí

1. tomar una factura y realizar la respectiva revisión
2. confirme quien tiene la clave de administrador al software porque es el único que puede cambiar atributos
3. Lo único que corresponde es mirar quien tiene la clave del administrador
4. Debería generar desde el sistema el LOG de auditoria, quien demuestra quien o cuando entra a modificar el sistema, que tipo de cambios realizo y hasta que horas estuvo.
5. No hay desgaste para el segundo piso porque funciona a la perfección.

PRIMER PISO

1. NO hay software
2. Es manual
3. Tenemos 5 operadores
4. Pueden todos cometer errores
5. Puede que sea lento pero eficiente
6. Revisar facturas de venta por muestreo aleatorio con base de un parámetro (ej: múltiplos de 4)
7. Verificar firmas dl responsable de la venta
8. Que la fecha corresponda al periodo
9. Tenga secuencia numérica y un adecuado archivo
10. Al proceder a facturación manual de la venta debe estar firmada por el vendedor y entregado a la persona encargada de la facturación con una frecuencia diaria
11. Facturas firmadas por los clientes
12. Llevar un control numérico en las facturas para evitar errores u omisiones del personal de la ferretería
13. Realizar arqueo de caja al final del día como procedimiento de control
14. En el caso de los créditos se hará una comparación con el control manual a la misma fecha, verificación del nombre del cliente, plazo del crédito
15. La implementación de ordenes de despacho para evitar fraudes o problemas con los productos.
16. En el caso de devoluciones el administrador del local efectuara las notas crédito, adjunta factura e ingresara los datos al sistema. Se pueden verificar con parámetro aleatorio (múltiplos de 2 mínimo 5 )
17. Realizar un inventario inicial
18. El encargado del inventario debe realizar control permanente de la existencia
19. Tener codificado los productos con sus respectivos precios
20. Falta de compromiso por parte del personal administrativo y asistencial
21. Pérdida de recursos
22. Consolidado de cartera poco confiable
23. Consolidado de la información poco confiable

Posibles soluciones

Solicitud de capacitaciones a los facturadores.

Actos administrativos Resoluciones, acuerdos.

Auditoría a la facturación.

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