Ejercicio 7 APA 1

Error Definición Solución

Carecer de un plan Al sistematizar procesos dentro de un

departamento de atención al cliente se desconoce qué se está sistematizando, por qué, y hacia dónde llevaría dicho proceso. Para poder automatizar un proceso dentro de un sistema es necesario contar con una buena estrategia con la cual se pretende aludir a tres preguntas básicas:

- En dónde estamos?

- A dónde queremos ir?

- Cómo hacemos para llegar allá?

Para tener éxito al elaborar un plan de estrategia, es importante que se trabajen las personas claves y se llegue a un acuerdo en cuanto a las funciones y necesidades de información de la organización.

Se busca un sistema

de talla única Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades. Para comprender un sistema o proceso se hace necesario realizar un análisis. Para realizar este análisis se necesitan varias técnicas que facilitan y estandarizan la comunicación entre los diversos involucrados.

El objetivo de la fase de análisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema o la necesidad de mejora. Es decir, si se ha entendido claramente el sistema y sus partes y se han captado sin ambigüedades los detalles y pormenores solicitado por el usuario.

Cuando se realiza un análisis, se deben tener presente los siguientes objetivos:

- Identificar las necesidades del usuario

- Evaluar la viabilidad del sistema

- Realizar un análisis técnico y económico

- Asignar funciones a cada integrante del sistema

- Establecer restricciones de costo y tiempo

- Crear una definición del sistema que sea la base para el trabajo posterior

No se documenta el proceso Se cuenta con un sistema que apoya al

departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado. Al analizar un diseño se detectan errores, redundancias, desperdicios, etc.

Se deben unir técnicas de aseguramiento y conceptos de reingeniería para asegurar que se realicen los cambios necesarios.

Cuando se diseñan no se necesitan instrumentos complicados y difíciles de interpretar al contrario este debe ser sencillo, claro y fácil de deducir.

Existen varios productos:

- Diseño de módulos

- Esquemas lógicos y físicos

- Plan de pruebas y plan de trabajos

- Manuales operativos en borrador, etc.

La falta de implementación Se detiene o no se concluye la implementación

o ejecución del proceso de sistematización

...