El arte de comprar

Una función capital para el negocio que, optimizada, produce beneficios

El arte de comprar

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.

29/06/2012

Cuando un cliente compra una cosa, está comprando dos: la que cree que está comprando y la que realmente uno le está vendiendo”. Esta cita aparece en el cuaderno de gestión comercial de Manolito, compañero de aventuras de Mafalda. Manolito aplica la política de ventas impulsada por su padre, estereotipo de comerciante pesetero que regenta el almacén de barrio Don Manolo. Quino , irónico creador de la popular tira cómica, nos muestra así la habilidad propia del comercial que sabe persuadir al cliente para cerrar una venta con éxito.

El ejemplo pretende ilustrar la importancia de que el comprador conozca –como paso previo a la negociación con los proveedores– las características técnicas, calidad, precio de referencia del mercado... del producto o materia prima que se desea adquirir, o del servicio que se quiere contratar. En definitiva, comprar es un proceso complejo que hoy trasciende al mero trámite burocrático. Costo, calidad y plazos se han convertido en palabras clave en las operaciones. Así, las empresas con capacidad para mantener e incrementar su cuota de mercado consideran sus compras como un arma estratégica.

Siete puntos clave

La escuela de negocios IDE-CESEM señala siete puntos que es preciso optimizar en la función de compras de

cara a ganar competitividad:

1. Suministros, a tiempo. La premisa básica es obtener los materiales y servicios adecuados con la calidad, en la cantidad y al precio correctos, y del proveedor apropiado. Pero si no se asegura el flujo a tiempo del suministro, todo lo anterior carece de sentido.

2. Inventarios, al mínimo. Es fácil ordenar grandes cantidades para compras son una parte –junto a gestión de stocks y de almacenes– de un sector más amplio: aprovisionamientos.

Estrategia conjunta

La programación de las adquisiciones, el plan de compras, siempre se realiza en sintonía con las estrategias del resto de las áreas funcionales. Es decir, se tiene en cuenta, como mínimo:

1. Los cómputos de los responsables que tienen a su cargo la gestión del stock y de los almacenes.

2. Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

3. Las necesidades de materia prima estimadas por producción.

4. Los presupuestos elaborados desde el departamento financiero.

La relevancia de la gestión de compras en las organizaciones se explica porque, en gran medida, los beneficios se logran gracias a los márgenes de las ventas y a la reducción de costes. En una firma industrial, el coste del material puede suponer el 60% del coste total del producto. Si se optimiza la gestión de compras, reduciendo el precio del producto en un 1%, ese monto se convierte en beneficio.

ATRIBUCIONES DEL JEFE DEL SERVICIO

El jefe de compras es el responsable máximo y directo de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Según Jordi Pau Cos y Ricardo de Navascués, autores del “Manual de logística integral” (Ediciones Díaz de Santos, 1998),

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