El bidding book

Competir por un Congreso o Convención es tema serio, para el cual se tienen que preparar una serie de factores como la presentación del destino y la entrega de propuesta específica también denominada “bidding book”.

El bidding book es el instrumento que incluye toda la información que requiere el organizador.

• Cartas de apoyo (Gobierno, Ministerio, Buró, Asociación, etc.).

• Descripción de los espacios para sesionar.

• Accesos aéreos y terrestres.

• Oferta de hospedaje.

• Oferta de Proveedores

• Oferta complementaria de atractivos y actividades.

• Costos.

La presentación y entrega del bidding book, regularmente se hace en una reunión ordinaria de la Asociación que origina el evento, o bien, en el caso de las Convenciones en el corporativo que lo lleva a cabo, sin embargo, otras postulaciones se realizan en las sedes anteriores del evento.

TIPO DE POSTULACIONES.

Postulación Cerrada. Entrega de Bidding Book, sin presentación. El comité toma la decisión a puerta cerrada.

Postulación Abierta con presentación del destino. Entrega de Bidding Book con presentación de representante del destino.

Postulación Abierta sin presentación del destino. Entrega de Bidding Book con presentación del representan local de la Asociación o Corporativo.

Postulación Abierta mixta. Entrega de Bidding Book con presentación del destino y del representante local.

Por lo general se hace una presentación de no más de 10 minutos por destino competidor, a los que como acciones adicionales se pueden ofrecer: cocteles, regalos, espectáculos, stand en exposiciones y/o un video específico para el evento.

El éxito de una postulación de sede, depende del equipo que se integre como destino, no solo de las oficinas de congresos y convenciones como el Buró de Convenciones de Michoacán, sino de la participación de oferentes turísticos que cotizan a la medida de las necesidades del evento, así como de las dependencias de gobierno que ofrecen su respaldo.

Bidding kit: Son herramientas y recursos que sirven para fortalecer el posicionamiento de un candidato al presentar una candidatura de sede. Las estrategias que se pueden ocupar en estos recursos pueden ser:

- viajes de familiarización

- Cenas

- Estrategias de cabildeo,

- Artículos promocionales

- Suvenires

Bidding process: Son una serie de pasos que deben de seguir los equipos interesados en postularse como candidatos a ser sede de algún evento. En este paso se deben crear la prospección de eventos, estudio detallado de los prospectos, análisis de las bases o RFP, la conformación de un equipo, elaborar un presupuesto, realizar un bidding kit, documentar el bidding book y una buena presentación de candidatura.

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