El papel de la comunicación y la motivación en el departamento de compras

.2.3.3 Comunicación y motivación.

La comunicación es la acción y el efecto de hacer a otro que participe de lo que uno tiene: descubrir, manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas, consultar; conferir con otros un asunto tomando su parecer[12].

Sobre esta mencionada base, nos encontramos en la urgente necesidad de que en un departamento de compras la comunicación debe de ser estricta, precisa y concisa, pues dicho departamento tiene contacto permanente con otras áreas también importantes.

Se dice que un departamento de compras tiene relación en un 50% con los proveedores y otro 50% con la empresa misma.

Es por eso que la comunicación toma un papel importante en el departamento de compras.

Aunque “el hombre trabaja por la paga”, no es sino una burda y exagerada simplificación, la remuneración en dinero es fuente vital de satisfacciones. Pero el salario significa más de lo que puede adquirirse gracias a la tranquilidad.

Estos aspectos, ajenos a la cuestión económica del salario, ejercen un impacto más fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder adquisitivo.

La voz de la experiencia replica “el dinero no lo es todo”. Las personas competentes cambian de empleo si otro trabajo es más atractivo, aunque el salario sea menor.

Quienes permanecen en puestos desagradables probablemente desarrollarán actitudes negativas hacia su trabajo y por ende, a la compañía; tiene poca iniciativa y llegan hasta restringir su productividad.

Por el contrario, si el salario es inferior al de otra compañía, pero la labor del trabajo en sí le deja grandes satisfacciones, de todas formas el empleado se sentirá incomodo, pues aunque le guste el puesto, quiere también que otros piensen bien de él y su trabajo.

1.2.4 Control.

Recordemos que control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario distinguir la función de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de control, que son de carácter técnico.

Así, el departamento de control de calidad (inspección de recepción), obtiene estadísticas de materiales que es la operación de control; mientras que cuando se envía al departamento de compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control en sí.

El control no es posible si no existen estándares o normas de alguna manera prefijados; será más efectivo cuanto más precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones.

También, es un medio y no un fin en sí mismo. Un sistema de control sólo debe establecerse si el trabajo y el gasto, se justifican frente a los beneficios que de él se esperan.

El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que no se logró lo previsto, más que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado.

Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de control.

El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.

Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las políticas generales de la empresa.

La política de la empresa se define como la orientación de la acción administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados objetivos generales y particulares que se desean alcanzar.

Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos.

Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve de guía a la dirección de la empresa,

son el armazón de la dinámica de las decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto a priori determinados problemas.

La política de compras es el aspecto esencial de la política general de la compañía, y se identifica con la política financiera, debiendo amoldarse en realidad la de compras a ésta última en un doble sentido.

En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a guiar la acción de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de política financiera, de aprovisionamiento, de producción, de comercialización, de personal, etc. El conjunto de estas normas construye el manual de cada sector de la empresa.

1.2.4.1 Evaluación

Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses. Existen valores predeterminados en cada empresa en donde se puede realizar el criterio de evaluación.

Ciertamente, las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en números (cantidad de compras realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad, conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperación, juicio, puntualidad y asistencia, valor del departamento, etc.

1.3 Procedimiento, flujograma de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.

Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado.

Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:

Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda

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