Empresa Eventos

INTRODUCCIÓN

Este proyecto surge como una solución a las empresas insatisfechas con la calidad de sus eventos y aquellas empresas que no han realizado eventos pero si es importante para estas.

EL proyecto está dirigido a empresas que no cuentan con un departamento específico para realizar eventos en su compañía y que no cuentan con tiempo suficiente para organizar un evento.

Es un mercado nuevo en ecuador que esta creciendo a un ritmo rápido, nuestro proyecto en si pretende crear una compañía referente de la calidad, variedad, innovación y creatividad en cuanto a diseñar y organizar eventos se refiera.

En Europa, se encuentran países referentes como España, la industria registra ganancias superiores a cinco mil millones en el 2009 según el estudio “Situación y tendencia en el mercado español de eventos” elaboradas por el grupo EVENTOPLUS.

En América el país referente es Argentina, en el 2007 ya generaba ganancias superiores a los dos mil cuatrocientos millones de pesos en la industria de eventos corporativos.

La estimación pertenece a un estudio realizado por la consultora CLAVES, para la asociación de organizadora de fiestas, reuniones empresariales y proveedores afines (AOFRE).

CAPÍTULO I: CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROYECTO.

1.1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

“La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades”.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto, cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral y lo más primordial en que se destaca este proyecto es el diseño exclusivo de los eventos, donde se cumplirá a detalle lo que el cliente solicite.

Figura No.1. Ejemplo de un diseño exclusivo para la escenografía de un seminario.

Fuente: http://www.eventoplus.com/

Elaborado por: Los autores.

1.2. PLANTEAMIENTO

En la actualidad, las empresas que ven en su personal el pilar fundamental para el crecimiento y competitividad de esta, siente la necesidad de reconocerlos, premiarlos y honrarlos en ciertos actos de conomiento público como el dÍa del padre, de la madre, Navidad u otros eventos por iniciativa del empleador como la celebración de aniversario de creación de la empresa.

También los empleadores tienen como objetivo crear la unidad dentro de la compañía, puesto que un lugar de trabajo agradable tiene un efecto en el desempeño del empleado, es por esto que la mayoría de las empresas realizan sus Olimpiadas deportivas. Otro punto interesante es la capacitación interna y externa que perciben como una gran inversión que beneficia a la empresa.

El fin es proyectar una gran imagen como empresa y hacer sentir bien a sus empleados, atendiéndolos de la mejor manera posible, buena comodidad, buena música, un lugar que se adapte a la actividad que se este realizando,etc..Pero al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de manera exitosa, surge el gran problema para la empresa, tiempo, información, falta de creatividad.

Normalmente las diferentes compañías no cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a la organización de dichos eventos corporativos, algunos porque consideran que es un gasto innecesario.

El departamento de recursos humanos tiene entre sus funciones coordinar estas actividades mas no realizar todos los preparativos. La responsabilidad de conseguir buenos precios con los proveedores necesarios, identificar todas las necesidades dependiendo el tipo de evento que sea, implica un trabajo que no puede ser delegado a una sola persona o departamento .

Obtener un servicio que satisfaga las expectativa de los clientes, a la hora de organizar un evento empresarial, es actualmente un problema cuando no se dispone de tiempo, ni de la información necesaria para el proceso de organización; es decir, disponer de ofertas que permitan comparar entre precio, calidad y tipos de productos a través de varios proveedores. Entre los problemas y necesidades más comunes que encontramos a continuación:

• Consultar y cotizar precios, para ajustar las necesidades al presupuesto estimado para el evento.

• En algunos casos no se tiene una guía que pueda servir de ayuda, para ahorrar tiempo y dinero a la hora de la organización.

La idea de la empresa nace básicamente, de observar que la organización de un evento demanda mucho tiempo, requiere de una preparación perfecta y significa gestionar múltiples actividades como: organizar invitaciones, encontrar el salón adecuado, el buffet requerido, y todos los proveedores necesarios que demanda un evento como el que se muestra en la Figura No.1.

Los eventos corporativos han experimentado un auge espectacular en los últimos años , a medida que los directivos de las empresas, asociaciones, partidos políticos y hasta fundaciones van tomando conciencia de que un evento es un medio para comunicarse entre todos los empleados.

1.3. JUSTIFICACIÓN.

Un evento ofrece la oportunidad de llegar a compartir con distintos grupos de personas y reunirlas para alcanzar un objetivo o una meta.

Los eventos son únicos e irrepetibles, por lo que se debe pensar en todos los detalles. “Un evento es una oportunidad única para generar una experiencia memorable. El trabajo como tal, será convertirse en intermediario entre las empresas y los distintos proveedores, es decir ser el contacto necesario para la realización de su evento.

La función principal de este proyecto es crear una empresa que a través del diseño convierta el evento anhelado para toda empresa en una realidad y así lograr que su evento sea el mejor de todos. De esta manera podemos ahorrar el tiempo de las empresas (clientes) y ampliar las oportunidades de negocios de los proveedores.

Este proyecto ofrece una solución a pequeñas, medianas o grandes empresas para una mayor comodidad y seguridad al momento de realizar todos sus eventos corporativos, ya sean: congresos, convenciones, conferencias, simposios, lanzamiento de productos, campañas publicitarias, seminarios, etc. Nace la idea del proyecto, para dar una alternativa diferente a todas aquellas empresas que realicen eventos, ofreciéndoles un servicio personalizado para la coordinación de cada uno de los detalles que conlleva la organización de un evento, entre

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