Equipos De Oficina

OBJETIVO GENERAL

Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

Suministra información a las personas que la requieran.

Opera una fotocopiadora.

Lleva el control de ingresos y egresos de material.

Recibe información para transcribirla.

Procesa en el computador información solicitada.

Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.

Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.

Transcribe información para mantener bases de datos.

Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

Graba información para mantener bases de datos.

Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.

Imprime el trabajo realizado.

Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:

Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

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