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PROTOCOLO ACERCA DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

La administración como ciencia que estudia el comportamiento de las organizaciones, se ha visto  de  analizar ciertos factores importantes para el desarrollo y ejecución de cada uno de los objetivos organizacionales, dentro de estos factores, la planeación y gestión de proyectos y su relación directa con la parte administrativa como un ente que se encarga de liderar a los demás miembros y sectores de la organización y orientar sus acciones hacia el cumplimiento de metas y objetivos, se ha convertido en un factor digno de estudiar detenidamente, debido a la complejidad de los actores que se ven involucrados durante un ejercicio de trabajo en equipo.

Desde la concepción de la administración, los proyectos son visualizados como objetivos que se realizan mediante una combinación de recursos y son limitados por factores como los costos y plazos, factores que afectan el desarrollo de la actividad de toda organización, es por esta razón que la administración encuentra necesario que cada proyecto sea gestionado efectivamente durante su ejecución, ya que una gestión apropiada será lo que permita en ultimas el cumplimiento de los objetivos hacia los cuales el proyecto se orienta.

La gestión de un proyecto estará pensada bajo criterios como las características de la operación que involucre, los riesgos, limitaciones y los recursos que involucre como departamentos y estructuras dentro y fuera de la organización, de acuerdo a estos elementos y su dinamismo, se debe determinar qué tipo de administración se debe utilizar ya que son las circunstancias de cada proyecto las que determinan que tanto esfuerzo en coordinación y dirección se necesitara por parte del sector administrativo. Por lo tanto el no tener en cuenta estos componentes y no anticiparse o calcular los diferentes problemas y conflictos que pueden darse durante la ejecución del proyecto, puede ser perjudicial incluso antes de su iniciación.

Para evitar incurrir en estos errores de planeación que imposibiliten el cumplimiento de los objetivos planteados, se establecen unos principios bajos los cuales la administración pone en evidencia la importancia de la gestión en el desarrollo de las tareas organizacionales; al designar un responsable y que esta persona sea la encargada de determinar la dirección que tomaran las personas y departamentos se crea dentro del proyecto un sistema organizado, el cual será capaz de responder ordenadamente a los diferentes riesgos que se delimitan en el contexto de la labor a ejecutar.

El valor del encargado o jefe del proyecto, se verá incrementado al tener en cuenta que la función de este individuo no solamente estará dada a orientar las acciones que se deben realizar, sino que está dentro de sus responsabilidades el establecer relaciones optimas, que permitan generar un ambiente propicio para la colaboración mutua entre estructuras y departamentos y de esta manera se conseguirá que los agentes que dentro del proyecto se relacionan establezcan juntos acciones coordinadas al propósito a realizar. Para lograr lo anterior y teniendo en cuenta las limitaciones, se debe integrar no solo a los factores internos como lo son los agentes, sino también, a los factores externos que determinan las acciones a ejecutar, como lo son los proveedores y clientes, lo que se busca con esto es tratar todos los puntos de vista desde el inicio.

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