Funciones del almacén, clasificación

1. Funciones del almacén

El almacén es un centro estructurado y planificado, el cual debe cumplir con diversas funciones como: la conservación, control y expedición de productos, recepción, custodia entre otros. Así mismo el almacén es quien se encarga de regular el flujo de existencias.

Las razones por las cual una empresa acostumbra a disponer de un almacén, ya sea propio o subcontratado, son varias y diferentes entre sí, ya sea en función de las características que tenga la empresa, según el proceso operativo, o por la escala de productos y las características de los clientes. Las razones más habituales por las que una empresa decide disponer de un espacio dedicado al almacenaje son:

• El desequilibrio entre la oferta y la demanda.
• Reducir los costes.
• Complementar el proceso productivo.

Un almacén que ha sido planificado, diseñado y estructurado de forma correcta, debe ser vasto de asumir las siguientes funciones:

• Recepcionar todos aquellos productos que estén relacionados con la actividad de la empresa propietaria del almacén.
• La ejecución de un control de calidad inmediato.
• Control e inventario de los productos almacenados.
• Almacenamiento correcto de las mercancías.
• La preparación de los pedidos con destino a los almacenes regionales, a los clientes o a ambos.
• Expedición eficiente de los pedidos.

Las funciones que desempeña un almacén, varía según la clase, tipo de producto, entre otras. Sin embargo, las funciones que en su mayoría de veces se mantienen son el almacenamiento y el control de existencias.

1. Almacenamiento  

Según Ferrín (2003), el almacenamiento puede conceptualizarse como un proceso organizacional, en el cual se realiza la ubicación, y control de todos aquellos artículos que se ha recepcionado en el almacén.

Es una función típica de un almacén la cual incluye colocar la mercadería en áreas adecuadas para facilitar su distribución y uso. Esta función se realiza por medios fijos como estanterías mecánicas, bastidores de soporte, instalaciones y herramientas de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas.

El almacenaje es la actividad principal que se realiza en el almacén, la cual consiste en preservar con un método especializado los productos, sistemáticamente y con un control a largo plazo. Además, esta función no añade valor al producto. Sin embargo, el almacenamiento también requiere de unos recursos los cuales generan una serie costes:

• La maquinaria y las instalaciones, las cuales implican una serie de inversiones, ocasionando costes, como lo son el valor de la adquisición y mantenimiento de los equipos de transporte interno, las estanterías y las instalaciones en total.
• El desuso u obsolescencia, se refiere a la depreciación del valor que padecen los productos almacenados, debido a la incursión de nuevos productos en el mercado. Otro motivo es por la moda, la cual tiene gran influencia en los clientes, obligándoles a sustituir un producto por otro, aunque éste se encuentre en perfectas condiciones, un ejemplo de ello son los teléfonos móviles, los ordenadores personales, etc.
• Activos fijos, incluido el valor de los almacenes o el espacio utilizado para almacenar productos y equipos industriales.
• Los recursos humanos, conformado por un conjunto de personas que trabajan en el almacén, los cuales se desempeñan en la conservación y mantenimiento de los productos y de los equipos que conforman el inmovilizado.
• El coste financiero que involucra el valor del capital empleado en la compra de los productos que constituyen los stocks.
• Costes informáticos de gestión del almacén.

1. Control de existencias

Según Espinoza (2011), el control de existencias se define como una herramienta básica en la gestión moderna, permite a las empresas y organizaciones comprender la cantidad existente de productos que se pueden vender, en un lugar y momento determinados, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias.

El control del inventario depende del número de referencia a almacenar, su rotación, el grado de automatización e informatización del almacén, etc. En cualquier caso, para obtener un buen control, se debe considerar dónde y cómo localizar la mercancía, para:

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