FUNCIONES DEL ALMACEN

FUNCIONES DEL ALMACEN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes

Recepción de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacén.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacén.

Despacho de materiales.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

MANEJO FISICO DE Inventarios Inventario Físico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.

Funciones y Tipos de Almacén

Concepto

El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas.

El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones

Las funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son:

 Recepción: Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricación, el mantenimiento y la oficina.

 Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.

 Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias.

 Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera que los materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar, para facilitar su localización y recuento.

 Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques, requeridos para su venta.

Principios básicos de almacén

Los principios básicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacén:

a) Debe existir un solo acceso para la recepción de materiales o productos y toda operación de entrada al almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona.

c) El responsable del almacén, hasta donde sea posible, debe asignar funciones específicas de recepción, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su mando.

d) La disposición del almacén deberá facilitar el control de materiales o productos y su rápida localización cuando sean requeridos.

e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las existencias.

f) Es necesario informar periódicamente a contabilidad sobre las entradas y salidas del almacén de materiales o productos, así como a producción y ventas de las existencias de materiales y productos terminados, respectivamente.

g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre común, debiendo ser conocido y utilizado por compras, producción y ventas. Dicha identificación será codificada siempre que sea posible.

h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando se haya de buscar.

i) La identificación y ubicación de cada material o producto debe de anotarse en la tarjeta de registro y control de existencias correspondiente.

j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda operación de salida del almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

Tipos de almacén

Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén de una empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los siguientes:

 Materias primas

 Materiales auxiliares

 Productos en proceso

 Productos terminados  Refacciones

 Herramientas

 Materiales obsoletos

 Materiales de desperdicio

Almacén de materias primas:

La función principal de este almacén es el abastecimiento oportuno de materias primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa de gran tamaño puede existir un almacén central y uno o varios sub-almacenes, según la distribución de la planta y las necesidades de los distintos departamentos productivos.

Almacén de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que no pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos,

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