GUÍA DE MANEJO PARA REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y ANTICIPOS

1. OBJETO:

Darle a conocer a los diferentes funcionarios a servicio de la copropiedad los parámetros establecidos por el consejo de administración con respecto al manejo de las cajas menores, reembolsos de cajas, anticipos y legalización del mismo, para así asegurar el correcto uso de los recursos asignados, ya sea en los fondos de las cajas menores como en los dineros entregados para uso exclusivo de las actividades propias de la copropiedad.

1. ALCANCE:

Esta guía aplica para el control de los reembolsos de cajas y anticipos solicitados para las diferentes actividades desarrolladas en el marco de cada una de las necesidades de la copropiedad.

1. AUTORIDAD:

Consejo de Administración: Aprobar la apertura o incremento de los montos de caja menor, aprobar las excepciones a que den lugar y los anticipos solicitados.

Administración: Asegurar el seguimiento, cumplimiento de las directrices dispuestas en esta guía e implementar los mecanismos de control en caso de incumplimiento.

Funcionarios autorizados para aprobar Reembolsos de caja menor: La aprobación de los reembolsos de Caja Menor serán autorizados por el revisor fiscal, a falta de este por cualquier motivo, podrá ser autorizado por el Consejo de administración.

1. RESPONSABILIDAD:

Consejo de Administración: Autorizar y aprobar apertura de caja menor y/o anticipos.

Administrador o Responsable de caja menor y de anticipos: Ejecutar el proceso establecido referente a los fondos asignados de acuerdo con las políticas e instrucciones establecidas en este documento.

Contador: Revisar y registrar todos los soportes de gastos entregados físicamente, teniendo en cuenta que estos cumplan con los parámetros contables y tributarios y que a la vez estén acorde con las políticas internas de la compañía administrativa.

Registrar todos los soportes de gastos y costos entregados físicamente por el Contador, lo cual ya debe de estar avalado con respecto a los criterios contables y tributarios.

Todo el Personal: Presentar los soportes correspondientes de los gastos y/o costos incurridos ya sea que se trate de los soportes de cajas menores o de lo legalizado de los anticipos, teniendo en cuenta que esto cumplan con las políticas internas de la copropiedad.

1. GENERALIDADES:

 Caja Menor: Fondo de efectivo fijo y renovable que se asigna a un funcionario con el objetivo de tener recursos disponibles para atender los pagos de compras de elementos y servicios de necesidad inmediata, y que por su baja cuantía no ameritan la generación de un cheque o transferencia.

 Anticipo: Monto entregado a nombre de un empleado que se utilizará para compras menores, transporte, combustible, alimentos y todos aquellos elementos o servicios de carácter menor requerido para dar respuesta a un compromiso de la organización el cual debe ser soportado cuando sean agotado los recursos.

 Soportes: Documentos que justifican la acusación de los gastos y/o costos atendidos por la caja menor, pueden ser facturas, cuentas de cobro, vales, tiquetes, documento equivalente a una factura etc.

 Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de pago, además de indicar la cantidad a pagar.

 Recibo de Caja Menor: Soporte que registra la salida de dinero de la caja menor, discriminando fecha, el valor en número y letras, concepto, beneficiario y autorizador del gasto.

 Comprobante de Egreso: Documento contable que detalla la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas por un pago.

 Transferencia: Operación por la que una persona o entidad (el ordenante) da instrucciones a su entidad bancaria para que envíe, con cargo a una cuenta suya, una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona o empresa (el beneficiario).

1. POLÍTICAS DE LA GUÍA:

 Para que a un empleado pueda asignársela el manejo de una caja menor, no puede haber tenido defase durante los seis (6) meses anteriores a la asignación.

 El fondo debe estar siempre representado por dinero en efectivo, vales provisionales, facturas, cuentas de cobro, tiquetes, tirillas de pago, todo documento equivalente que se asemeje con una factura y que cumplan con las mismas características, según el caso teniendo en cuenta que deben de venir a nombre del CONJUNTO RESIDENCIAL TUCAN.

 Por razones de seguridad, el dinero no debe colocarse en un sitio diferente al de la caja asignada. Ningún otro documento o cheque puede formar parte de la caja menor.

 Por cada caja menor se atenderán pagos individuales por cuantía hasta del 10% del monto del fondo de Caja Menor asignado, de lo contrario si excede este monto debe de estar autorizado por el consejo de administración.

Todos los fondos asignados podrán ser utilizados en los siguientes conceptos:

 Gastos notariales u otros documentos legales

 Útiles y papelería por cuantías menores

 Correo y transporte de mercancías

 Mantenimiento y repuestos menores

 Mantenimiento de equipos electrónicos y de cómputo

 Reparaciones Locativas de carácter urgente

 Reembolso por gastos varios

 Transporte / Mensajeros

Se prohíbe:

Avances o anticipos a empleados por concepto de préstamos o nómina

 Cambiar cheques

 El pago de vales con fechas posteriores a un mes de generado

Para tener en cuenta:

 Las cajas menores deben cerrarse previo a las vacaciones legales del funcionario responsable y al momento que este renuncie o se despida.

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