Fondo Fijo De Caja Menor

RESOLUCION Nº 002 DE 2010

Enero 6 de 2010

“Por medio de la cual se crea y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor”

El Gerente del almacén ....., en uso de sus facultades Constitucionales, Legales y

CONSIDERANDO:

• Que se hace necesario la creación de una Caja Menor para sufragar gastos menores, urgentes e imprescindibles para el normal funcionamiento del almacén THE SUN.

• Que se hace necesario establecer normas precisas para el manejo operativo de la Caja Menor.

• Que la Caja Menor será un fondo fijo, renovado, constituido en efectivo para cubrir en forma ágil y funcional el pago de las operaciones comerciales urgentes e imprevistas.

• Que para la constitución respectiva y renovación de la Caja Menor se debe contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

• Que la Caja Menor se constituye para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Gerente del Almacén “THE SUN “, en la cual se indica claramente la finalidad y la clase de gastos que se puedan realizar.

• Que en la resolución de constitución de la Caja Menor se deben identificar la dependencia, responsables y la cuantía de cada rubro presupuestal, garantizando que exista disponibilidad presupuestal suficiente para afectarla.

• Que el responsable de la Caja Menor será la Señorita , Secretaria de Gerencia del Almacén , quién será afianzada por una Póliza de Manejo expedida

por una compañía de

Seguros legalmente autorizados en el país y conforme a las leyes que la reglamentan.

• Que la duración de la Caja Menor del Almacén, se establecerá por período de duración igual a la vigencia fiscal correspondiente.

• Que los saldos de la Caja Menor constituida durante la vigencia se legalizaran definitivamente antes del 28 de Diciembre de la presente vigencia, sin tener en cuenta el mandato gastado, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante.

• Que la responsabilidad por el manejo operativo de la Caja Menor, será conforme a loas normas constitucionales y legales vigentes.

• Que los rubros que se pueden afectar a través de la Caja Menor serán: Materiales y Suministros; Mantenimiento; Impresos y Publicaciones; Comunicaciones y Transporte y Arrendamientos.

• Que las actuaciones de los funcionarios de manejo deben regirse por la Ley y la ética y sus acciones deben estar determinadas por la moralidad, la honestidad y una conducta intachable.

RESUELVE:

ARTICULO 1°: CONSTITUCION. Crear el fondo de Caja Menor para sufragar gastos de menor cuantía, del Almacén THE SUN.

ARTÍCULO 2°: LIMITE MAXIMO. Fijar la suma de QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000.oo) M/CTE, como fondo fijo para la mencionada Caja Menor y el porcentaje limite de rogación de cada gasto será hasta el diez por ciento (10%) de dicha cuantía, es decir CINCUENTA

MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($50.000, oo)

ARTÍCULO 3°. MANEJO Y RESPONSABLE. Designar a la señora , identificada con Cédula de Ciudadanía No., expedida en Sincelejo – Sucre, quien se desempeña en el cargo de Secretaria del Almacén , como responsable del manejo de la Caja Menor, quién llevará un Libro Auxiliar Contable pre numerado, donde se registrarán

diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor, el cual contendrá las siguientes columnas:

a) Fecha de asiento contable respectivo.

b) Imputaciòn Presupuestal.

c) Detalle o Concepto.

d) Valor de los Ingresos (“Debe”).

e) Valor de los Egresos (“Haber “).

f) Valor del Saldo.

ARTICULO 4º. El primer desembolso se hará conforme a los siguientes requerimientos:

a) Copia de resolución de constitución de la caja menor.

b) Certificado de Disponibilidad Presupuestal afectando los rubros en los siguientes porcentajes:

Materiales y Suministros: (20%)……………………………. $100.000, oo

Mantenimiento (20%)……………………………………………$100.000, oo

Impresos y Publicaciones (20%)……………………………. $100.000, oo

Comunicaciones y Transporte (20%)……………………..$100.000, oo

Arrendamiento (20%)……………………………………………$100.000, oo

c) Copia de la Póliza de Manejo del responsable de Caja Menor, debidamente aprobada.

ARTÍCULO 5°. Establecer el siguiente reglamento administrativo para el manejo de la Caja Menor.

El funcionario responsable de la Caja Menor

deberá constituir fianza o póliza de manejo a favor del almacén THE SUN, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en la República de Colombia, cuya cuantía será por el valor de QUINIENTOS MIL PESOS ($500.000.oo) M/CTE.

DEFINICIONES DE LOS RUBROS

1. Materiales y Suministros: Este rubro comprende la adquisición de bienes tangibles de consumo final o fundibles que no se requiere inventar ni son objeto de definición, como papel y útiles de escritorio, Cd, insumos para automotores (con excepción de repuestos), elementos de aseo y cafetería, vestuario de trabajo, escarapelas y carnets, drogas y materiales necesarios para la salud pública y campañas agrícolas y educativas, y cuando exista autorización legal, gastos funerarios, incluidos los arreglos florales y los sufragios para funcionarios y sus familiares.

2. Mantenimiento: Este rubro comprende los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles, incluyendo las llantas y los repuestos accesorios que se requieran para finalidades, igualmente contempla el costo de los contratos por servicio de vigilancia con o sin provisión de los elementos.

3. Impresos y Publicaciones: Por este rubro se puede ordenar y pagar las ediciones de formas, escritos, publicaciones, audiovisuales, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos adquisiciones de revistas, libros y pago de avisos.

4.

Comunicaciones y Transporte: Se cubren por este concepto los gastos de mensajería, correos, telégrafos, fax y otros medios de comunicación, alquiler de líneas, embalajes y acarreos de los elementos, incluye el transporte colectivo o individual de los funcionarios.

5. Arrendamiento: Pagos por concepto de alquiler de bienes muebles e inmuebles, para el adecuad funcionamiento de los organismos del orden municipal.

De los provisionales: Los desembolsos adicionales que se efectúen por falta de cotización previa deben legalizarse con la presentación de la factura en un plazo máximo de 24 horas hábiles.

De las prohibiciones: No

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