Acta Constitucion Fondo Caja Menor

ACTA No. GF-2019-001

En la ciudad de Neiva Huila a los ___ (__) días del mes de ___________del año ______, se reunieron: Julio Cesar Méndez Cadena, Representante Legal de XXXXXXXXXXX  S.A.S y el señor (a), _______________________________________                                                   quien a la fecha posee vínculo laboral con la organización en el cargo de ________________________________, para acordar la constitución de la caja menor y la asignación del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo siguiente:

1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de  _____________ ($_____________) el cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Entidad, a diario, estarán destinados exclusivamente a sufragar gastos que tengan carácter de urgentes, necesarios e imprescindibles que contribuyan  la correcta prestación del servicio por parte de la empresa a sus clientes y empleados dentro de sus actividades laborales.

1. Para verificar el control de la misma, se realizan arqueos periódicos sin previo aviso. Al soportar los gastos de la caja menor se deberá cumplir con requisitos mínimos tales como facturas, cuentas de cobro y/o documento equivalente que cumplan con los datos obligatorios como lo es el número telefónico, ciudad, Nit o identificación del beneficio del gasto soportado con RUT o en defecto copia de la cedula.

1. El reembolso del dinero del fondo Fijo de Caja Menor (FFCM) debe ser exigido obligatoriamente al haber utilizado el 70% del recurso. Una vez utilizado dicho porcentaje del monto en gastos autorizados, el responsable debe relacionar dichos soportes de gastos en el formato REEMBOLSO diligenciando:

1.  Número de identificación.
2. Nombre o razón social.
3. fecha del gasto.
4. número de factura.
5. concepto del gasto.  
6. valor del gasto.
7. valor retenciones aplicadas.
8. Los soportes deben presentarse organizados en orden cronológico, teniendo en cuenta que los documentos en papel químico deben presentarse con fotocopia.
9. Deben ser escaneados en su totalidad (relación gastos y soportes) y enviados al correo contabilidad@miempresa.com.co seguidamente de manera física original dirigida a contabilidad sede administrativa Neiva.

1. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FONDO FIJO DE CAJA MENOR, serán las contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este mismo documento.

1. Se asigna como responsable de la Caja Menor al señor  __________________________________  C.C __________________ de ______, funcionario (a) de xxxxxxxxxx, mencionado anteriormente, quien declara que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta labor y las acepta en su totalidad.

1. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del fondo fijo de caja menor que se le asigna a dicho funcionario (a), constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña, por lo que no genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados.

1. El funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los dineros entregados a título de fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o prestaciones sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y tributarias a que haya lugar.

1. xxxxxxxxxxx, se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto y adecuado desempeño de esta labor por parte del funcionario.

1. xxxxxxxxxxxx, se compromete a suministrar los recursos físicos necesarios y suficientes a la funcionaria responsable de la caja menor para el manejo y custodia de los dineros a ella entregados.

Para constancia, se firma dos copias del mismo tenor.

Firma: ___________________                                         Firma: ___________________        

Nombre: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx                         Nombre:__________________

Cargo: Gerente                                                      Cargo:____________________

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