CAJA MENOR

LA CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000

111005 100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000

111005 80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.

• Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.

• Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.

• Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.

• Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,

• Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.

• Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.

• Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.

Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información.

La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:

• En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.

• Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto.

Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.

Clases de conciliaciones

Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.

Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.

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