ARQUEO DE CAJA MENOR.

ARQUEO  DE CAJA MENOR

OBJETIVOS

OBEJTIVO GENERAL:

• Realizar un análisis de la caja menor de COOPBARROBLANCO, garantizando un mayor manejo de efectivo y mayor  control sobre el mismo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• La junta directiva será  la responsable de asignar y distribuir  el monto de caja menor, la cual  autoriza a la gerencia para que le indique a la persona responsable  las instrucciones de la  caja menor por medio de un Acta.
• El procedimiento será aplicado a todas las actividades que se  deben llevar para el manejo de caja menor.
• La gerencia de coopbarroblaco será quien asigne el monto a manejar, el cual será comunicado al funcionario encargado y la junta directiva; El  monto máximo de apertura de la caja menor no será mayor  a 1,5% DE UN SMMLV.
• Al momento de haberse gastado por lo menos el 70% del valor  asignado para la caja menor se debe  pasar una relación  totalizada de los gastos efectuados, para así mismo poder  hacer el trámite de reembolso.
• Cuando se trate de legalización legitima por cierre de vigencia  o cambio del responsable de la caja menor, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios de la junta directiva, gerencia. Revisoría fiscal, y/o contabilidad, con el fin de garantizar que se efectué el arqueo, contando con que el responsable de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la gerencia.
• La junta directiva en cualquier momento podrá asignar  a uno de los trabajadores de la empresa para que sea el responsable del manejo del arqueo de caja menor.
• Los pagos que se realicen los deberá hacer directamente el responsable de caja menor en efectivo, contra el fondo del mismo y cada pago no deberá exceder  del 15% de lo dado.

PROECEDIMIENTO DE LA CAJA MENOR

• Recibir la respectiva autorización del delegado  para realizar el arqueo correspondiente.
• Solicitar la presencia del encargado de caja, el representante contable y/ o el de auditoria
• Clasificación del dinero (moneda y billetes)
• Separar las facturas o comprobantes de pago, si las hubiere, que tengan incluido la fecha de pago, el detalle, la autorización y el valor correspondiente.
• Efectuar una comprobación entre el saldo inicial y el saldo registrado por contabilidad.
• Redactar un  acta de arqueo, donde se exponga y se deje constancia de las novedades presentadas al momento del arqueo. la cual será de conocimiento para las autoridades de la empresa.

El acta deberá tener por lo monos los siguientes datos:

• Fecha y hora de inicio y terminación  del arqueo
• Determinar el alcance del arqueo
• Presentar en detalle los documentos y valores encontrados
• Declaración de conformidad y firmas de legalización.

Acta 001 Arqueo de caja menor

Se realizó el proceso del arqueo de caja menor  en las instalaciones de la oficina de la cooperativa COOPBARROBLANCO  el día 15 de abril de 2016, siendo las 9:15 am, en presencia de la señorita verónica Sanabria quien es la tesorera,  en el cual se evidencio que en la factura 032 de la carga del extintor la fecha corresponde al día 14 de mes de abril de 2016 y por ende en este arque hacen falta $10.000 pesos.

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