CAJA MENOR

ACTA DE CAPACITACION EN SERVICIO DE CAJA

PROCESO TESORERIA Y PAGADURIA

CAJA MENOR

En Ipiales, siendo las 1:51 de la tarde del dia (16) dieciseis de enero de de 2015, se da inicio a la capacitacion con la explicacion del manejo de CAJA GENERAL Y CAJA MENOR.

CAJA GENERAL.

1. RECIBOS DE CAJA.

RECIBOS DE CAJA POR VENTA DE MEDICAMENTOS: Se da a conocer el manejo del sofwart SIHOS, explicando sobre el cobro y el manejo de del sofwart para la venta de medicamentos de el servicio farmaceutico.

RECIBOS DE CAJA POR CANCELACION DE FACTURAS POR PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD, en los diferentes procesos del H.C.I como son Consulta por Urgencias, Observacion en urgencias. Urgencias Ginecoobstetricas, Ginecologia, Medicina Interna, Quirurgicas, Pediatria, Unipersonal, cirugia ambulatoria, Laboratorio clinico (electrocardiograma y Banco de sangre), patologia y terapia fisica. Se da explicacion sobre la elaboracion de recibos de caja por cobro de facturas de prestacion de servicios de salud en el sofwart SIHOS, paso a paso.

RECIBOS DE CAJA LIBRE. Son recibos que se elaboran cuando se se hace la venta de activo, como por ejemplo material reciclable, cuando se pierde una escarapela, cuando un centro de capacitacion realiza las practicas dentro del Hospital Civil del Ipiales, arrendamiento y otros ingresos en caso de legalizacion de depositos de los dineros no se cargan a ninguna factura de venta por que fueron dejados por documentacion pero al legalizar la factura se encuentra que no se puede cobrar copago al usuario. Se da capacitacion sobre la elaboracionde recibos libres dependiendo del concepto por el cual se realiza el cobro, en el sofwart SIHOS.

RECIBOS COMO ANTICIPO DE PACIENTE: estos recibos se los utiliza cuando se ingresa al sofwart los depositos que no se han legalizado despues de transcurrir un tiempo determinado y bajo la orden del jefe inmendiato (tesorero o pagador). En el evento de haber ingresado un deposito y que luego llega el usuario hacer la legalizacion este recibo se debe pasar a pagaduria para realizar la respectiva resolucion de devolucion de deposito. En esta caso se solicita al usuario dejar numero de telefono y estar pendiente despues de cinco dias de haber realizado la solicitud. Cuando llega el usuario para devolucion tiene que sacar de caja general el valor del deposito. Se da explicacion recpectiva paso a paso.

2. RECIBOS PROVISIONALES. Son recibos que son utilizados cuando el facturado no puede generar factura, el facturador da a conocer el inconveniente presentado al generar la factura y solicita a caja que se elabore un recibo provisional. Esto lo hace mediante formato o envia factura sin liquidar que se encuentra en preliminar. Ya elaborado el recibo provisional lo ingresamos al archivo RECIBOS PROVISIONALES POR LEGALIZAR, para poder llevar el control de los recibos elaborados en caja pendiente por legalizar y los que ya se han legalizados, para futuras consultas.

3. INGRESOS Y SALIDAS DE DEPOSITOS

1. INGRESOS DE DEPOSITOS: los depositos son autorizados por el personal de facturacion o atencion al usuario y la trabajadora social de Consulta externa por lo general envian una nota describiendo el realizar un deposito por el valor correspondiente y el nombre de la persona quien autoriza.

2. Una vez llega la solicitud del deposito se prosigue a realizar RECIBOS DE LA AUTORIZACION DEL DEPOSITO el cual contiene tres (3) recibos el Primero de color cafe, el segundo de color Verde, y la Tercera de color Amarillo., todos tres recibos deben estar completamente diligenciados, y firmados (fecha, Nombres y Apellidos del tercero, Direccion ,Telefono, Valor de Deposito el cual se escribe en letras y en numeros , Concepto aquí se detalla el motivo por el cual esta el usuario realizando el deposito (pendiente autorizacion de xxx empresa.o sisben,etc ) debe firmarse por el paciente con numero de cedula y colocar el nombre de la persona por quien esta autorizado, el recibo de color verde se queda en caja anexado con el valor de dicho deposito hasta legalizarse., se entrega al paciente el recibo de color cafe y el recibo de color amarillo se debe INFORMAR AL USUARIO que el dia en que vaya hacer legalizado tiene que llevar el documento pendiente a Facturacion Central con el recibo amarillo., una vez este facturado traer a caja el documento pendiente, el recibo de color amarillo y el de color cafe el cual se lo daran en facturacion central .

3. INGRESO EXCEL DE DEPOSITO Cuando llegan los depositos se deben ingresar en formato excel (Depositos 2015, Ingresos de depositos) datos como Fecha, Nombre, N° de deposito,y Valor.

LEGALIZACION DE DEPOSITO (SALIDA)

Se debe solicitar al usuario el documento pendiente, el recibo de color café y el recibo color amarillo se busca en los depositos que estan pendientes por legalizar con el nombre del tercero y el numero de la autorizacion de depositos o en N°de recibo verificar que coincidan todos los datos, se diligencia en la parte de atrás del recibo verde los datos de la persona quien esta retirando el deposito (nombres, apellidos, direccion, telefono , parentesco, se anexa una nota donde se especifica que el Usuario recibe conforme la suma xxxx, haciendo firmar a la persona que retira el deposito.

SALIDA EXCEL DE DEPOSITO

Una vez se legaliza el deposito se debe ingresar en formato excel (Depositos 2015, legalizacion de depositos) datos como Fecha, Nombre, N° de deposito,y Valor.

2. REALIZACION DE INFORME DIARIO DE CAJA

La elaboracion del informe de caja se lo hace en primer lugar llevando el control de recibos de caja que se han generado durante el dia, en el formato SUMATORIA DE INGRESOS DE CAJA.

1. Se Genera del sistema SIHOS el Reporte de Caja

2. Se anexa el informe Diario de Depositos primero de Ingresos y luego salidas con sus respetivos soportes (las salidas anexamos al informe para el archivo en pagaduria y los ingresos se debe mostrar en el informe al persona encargada de pagaduria de recibir dichos informe para que constante el ingreso de dichos depositos a caja.

3. Informe Diario de Ingresos (en este se debe tener muy en cuenta el consecutivo y la fecha de dicho informe)

4. Informe Diario de Caja (en este se debe tener muy en cuenta el consecutivo y la fecha)

NOTA: se debe imprimir dos hojas por Documento para generar dos copias de informe uno con los soportes de depositos legalizados, y segundo queda en caja con los depositos pendientes por legalizar.

CAJA MENOR .

1. ORDEN DE SOLICITUD

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