Cajas Menores

Cajas Menores

Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo y en cuentas corrientes.

1. Autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General

2. Apertura de cajas menores

La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal

3. Apertura de cuentas corrientes

Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre del cuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados presentando a los funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.

Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y se abrirán de acuerdo con los requerimientos de las Agencias .

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.

4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores .

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros en excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado en linea desde la Oficina Central

Se deben manejar los siguientes controles :

Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor.

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Iva. .

La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de fondos; y la primera salida (partida crédito) cuando se efectúe el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga

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