Caja Menor

Cajas Menores

Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo

y en cuentas corrientes

El presente instructivo tiene como propósito unificar los procedimientos

para el manejo de las cajas menores

1 Autorización de cajas menores

2 Apertura de cajas menores

3 Apertura de cuentas corrientes

4 Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores

5 Funcionarios encargados del manejo

6 Conceptos y montos

7 Documentos soporte de las transacciones

8 Deducciones

9 Reembolsos y legalización de la caja menor

10 Arqueos de la caja menor

11 Conciliaciones bancarias

12 Prohibiciones

13 Póliza global de manejo

14 Reintegros definitivos

15 Aspectos contables

1. Autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General

2. Apertura de cajas menores

La Gerencia Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal

3. Apertura de cuentas corrientes

Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre del cuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados presentando a los funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.

Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y se abrirán de acuerdo con los requerimientos de las Agencias .

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.

4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores .

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros en excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado en linea desde la Oficina Central

Se deben manejar los siguientes controles :

Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor.

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Iva. .

La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de fondos; y la primera salida (partida crédito) cuando se efectúe el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de él en efectivo.

El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la Dirección Financiera , copia o certificación de la consignación que se efectúe a la cuenta corriente, expedida por la Entidad Bancaria respectiva.

La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.

Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de transcripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección.

No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.

Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe recortar el número para ser adherido a la colilla de la chequera; si ha sido firmado, se recorta y destruye el espacio de la firma, y se adjunta el documento anulado al correspondiente comprobante de egreso.

Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro correspondiente:

a) El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;

b) Su monto bruto;

c) Las deducciones practicadas concepto y monto;

d) El monto líquido pagado;

e) La fecha del pago;

f) El NIT del beneficiario, y

g) Los demás datos que se consideren necesarios.

Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando si se realizó en cheque o efectivo.

5.Funcionarios encargados del manejo

El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.

Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido

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