Procedimiento Caja Menor

Paipa 29 de Marzo de 2015,

Doctora

ANDREA LILIANA OSORIO

Gerente

Asunto: Solicitud Autorización de Caja Menor

Por medio de la presente solicito la autorización para la creación de un monto de caja menor por un valor de $ 300.000 pesos y un 70% de agotamiento para desembolso a realizar mensualmente, con el fin de realizar pagos menores del mes de abril del presente año.

Agradezco su atención prestada.

Cordialmente,

MONICA CRUZ CASTRO

Tesorera

Contabilización

1105Caja 1110Banco

$300.000 $300.000

Instructivo Manejo Caja menor

OBJETIVO

Suministrar a los empleados de SAM S.A.S un procedimiento para el manejo de los recursos de cuantías menores en efectivo para la adquisición de bienes y servicios requeridos de carácter urgente

ALCANCE

La caja menor es requerida para las compras menores de la empresa SAM SAS ubicada en la ciudad de Paipa en la dirección Cll 23b 17ª-24 única sede.

GENERALIDADES

Se creó con la finalidad de agilizar los pagos menores, por adquision de algún bien o servicio; debido al gran movimiento de estos pagos.

La Gerente, autoriza la creación de la caja menor y coordina el trámite para contar con la disponibilidad presupuestal y posteriormente Tesorera avala tal creación.

El monto máximo se establecerá para la caja menor de acuerdo a la resolución que para la misma emita la Gerencia.

El manejo de la caja menor se hará por parte del TESORERO Y EL RESPONSABLE.

El Gerente podrá designar a cualquier funcionario idóneo para que sea el RESPONSABLE del manejo de la caja menor, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.

Todo desembolso que se realice deberá ser aprobado previamente por el Tesorero del gasto correspondiente.

Los pagos deben realizarlos solo el funcionario que tengan a su cargo el manejo de las caja menor; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.

El gerente será el que decida si se aumenta, disminuye o cancela la caja menor.

El formato provisional que se utilizara es de minerva 20-02.

Para un efectivo control de la caja menor las transacciones debe estar en el orden cronológico.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en licencia, incapacidad o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, en presencia de Tesorero.

De otra parte, cuando se cambie el Responsable de la caja menor, deberá, hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.

Cuando se presente cualquiera de estos eventos, se deberá informar a contabilidad y Tesorero para actualizar los registros correspondientes.

Las facturas y recibos que legalizan los gastos efectuados por caja menor deben cumplir con todos los requisitos de ley.

Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de la factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como Factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón y NI T del vendedor o de quien presta el servicio

c) Apellidos y nombre o razón social y NI T del que adquiere de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;

e) Fecha de su expedición;

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g) Valor total de la operación;

h) El nombre o razón social y el NI T del impresor de la factura;

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

Los conceptos que se tendrán para la utilización de caja menor será: transporte, refrigerios, gastos de papelería, fotocopias, formularios y arreglos pequeños.

Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente, no deben llevar tachones ni enmendaduras.

Todos los vales deben venir con visto bueno del jefe de área. Las facturas o cuentas de cobro por cualquier

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