PROCEDIMIENTO INTERNO PARA USO RECURSOS DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE GASTOS

PROCEDIMIENTO INTERNO PARA USO RECURSOS DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE GASTOS

Es importante que en el manejo de la gastos de menor cuantía, se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en cuyos apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a máquina, como tampoco podrán alterarse los asientos en el libro de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, ni hacerse raspaduras; no deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas, en archivo digital en formato PDF.

A continuación, le remito las indicaciones, que se deben tener en cuenta para evitar dilataciones en el trámite de reembolso de las cajas menores y en el respectivo cierre del periodo contable.

• Cuando se realizan compras a personas naturales, es de gran importancia solicitarles [pic 1][pic 2]una copia del Rut, pues este es obligatorio cumplimiento, tanto para soportar costos [pic 3]y gastos, como para reportar información exógena de forma correcta ante la Dian de no exigirse o conservarse el Rut, los costos y gastos no serán aceptados [pic 4]fiscalmente, es decir, que la empresa no tendrá derecho a descontarse este valor de [pic 5]sus declaraciones de renta.

[pic 6] La factura que soporte un costo o un gasto, debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.[pic 7]
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
4. Fecha de su expedición.
5. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
6. Valor total de la operación.
7. Es necesario que la factura tenga impresa la resolución de facturación.

• Las cuantías mayores o igual a 4 UVT ($152.000 para el año 2022) por concepto de servicios y compras mayores o igual a 27 UVT (1.026.000 para el año 2022), deberán remitirse a contabilidad para efectos de retenciones, a que haya lugar.

• Todas las compras realizadas a agentes no responsables de IVA, es decir, aquellas personas no obligadas a expedir factura, deben estar soportadas por el documento equivalente de caja menor.

[pic 8] Las compras de bienes o servicios realizadas por caja menor no debe exceder del 40% del monto de esta, y deben corresponder a taxis, pasajes de buses, servicios de comedor, peajes, combustibles, artículos de aseo y cafetería, útiles de papelería y fotocopias y artículos para reparaciones sanitarias o daños menores sufridos en las instalaciones que no se encuentren en el stock de almacén y que por su urgencia no puedan esperar a cumplir el proceso de compras; de ser necesario incurrir en gastos diferentes a los enunciados y que sean esenciales, deben ser debidamente aprobadas por el Director del área según sea el caso y para las compras de Activos Fijos deberán ser aprobadas por el Director Administrativo y Financiero.

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