Caja Y Fondo Fijo

5.4 CAJA Y FONDO FIJO

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

La Caja Chica

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:

MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER

Enero 30 Caja Chica 50.000

Banco 50.000

Fondo fijo pagos menores

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques.

 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.

 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

 Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo:

La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el No. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario será como sigue:

MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER

Enero 30 CAJA 160.000

VENTAS 160.000

Venta contado según factura nro. 1234

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Se ingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER

Enero 30 BANCOS

...