Gastos De Movilidad Y Viajes

GASTOS DE MOVILIDAD

Los gastos de movilidad son aquellos que tienen como finalidad que los trabajadores puedan desplazarse de un lugar a otro con el objeto de cumplir con las labores vinculadas con la actividad del empleador. Respecto a ello, el reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta reconoce dos formas de sustentar dichos gastos: a través de comprobantes de pago o con planilla de movilidad; en esta oportunidad, haremos referencia a la segunda de ellas.

La planilla de movilidad se introdujo a nuestra normatividad a través del artículo 14° del Decreto Legislativo N° 970, publicado el 24.12.2006, y cuya vigencia rige a partir del 01.01.2007, siendo incorporada en el literal a1) al artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta (LIR). Dicho artículo establece lo siguiente: “Los gastos por conceptos de movilidad de los trabajadores que sean necesario para su cabal desempeño de sus funciones y que no constituyan beneficios o ventajas patrimoniales directa de los mismos.

Conforme a lo establecido en la Ley del Impuesto a la Renta, se observa que es requisito para establecerse como un gasto de movilidad el no constituir beneficio o ventaja patrimonial directa de los trabajadores, esto es, no ser de libre disposición para ellos. Debido a que estos gastos se entregan para que se desplacen y puedan cumplir con las funciones o labores encargadas por su empleador. Asimismo, permiten sustentar gastos para efectos del Impuesto a la Renta al coadyuvan a la generación de rentas de tercera categoría; no calificando, por ningún motivo, mayor ingreso para los trabajadores.

Existen dos formas de llevar la planilla de movilidad; la primera de ellas es la planilla de movilidad por trabajador, que se lleva a cabo cuando la planilla de movilidad registra los gastos incurridos, de uno o más días, de un trabajador; la segunda de ellas es la planilla de movilidad por día, llevada a cabo cuando la planilla de movilidad registra los gastos de más de un trabajador. Cabe precisar que, es posible que coexista el llevado de ambas formas de planilla de movilidad, para uno o varios trabajadores.

Por otro lado, los gastos de planilla de movilidad no podrán exceder por trabajador el importe diario equivalente al 4% de la Remuneración Mínima Vital (RMV) de los trabajadores sujetos a la actividad privada vigente al ejercicio gravable al que corresponda (para el ejercicio 2013 equivaldría a 30 nuevos soles por día).

La Ley del Impuesto a la Renta y su reglamento señalan diversas excepciones para los gastos de movilidad: 1) no se aceptará la deducción de gastos de movilidad sustentados con planilla de movilidad, en el caso de trabajadores que tengan a su disposición movilidad asignada por el empleador 2) no resulta aplicable a los gastos de movilidad los relacionados a viajes al interior o al exterior 3) la planilla de movilidad no es posible utilizarla para sustentar la movilidad de personal que genera renta de cuarta categoría o denominados “trabajadores independientes.”

Finalmente, se establecen determinados requisitos para la planilla de movilidad, tales como: constar documento en escrito, suscrito por el (los) trabajador (es) usuario (s) de la movilidad; contener numeración de la planilla, nombre o razón social de la empresa o contribuyente; identificación del día o período que comprende la planilla; fecha de emisión de la planilla; y especificación de cada desplazamiento por cada uno de los trabajadores (fecha (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto; nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad; número de documento de identidad del trabajador; motivo y destino del desplazamiento; y monto gastado por cada trabajador).

COMO SUSTENTAR LOS GASTOS DE MOVILIDAD

Hace algún tiempo era un tema difícil ya que se requería obligatoriamente de comprobantes de pago para sustentar este tipo de gastos, pero existen gastos como este en el cual no podemos presentar un comprobante, por cuanto, por ejemplo la movilidad se puede realizar en un bus de transporte urbano.

Es necesario resaltar que respecto de un mismo trabajador, por cada día se sustentará únicamente con comprobantes de pago o con planilla de movilidad. De no cumplirse esto, solo procederá la deducción de aquellos gastos que tengan comprobantes de pago.

GASTOS DE VIAJE

INTRODUCCIÓN:

Son varios los motivos por las cuales las empresas envían a sus trabajadores a viajes, ya sean al interior del país o al extranjero), como por ejemplo busca de nuevos clientes, proveedores, etc., solventando los gastos que en ellos se incurren dentro de dicho viaje.

Estos gastos de viaje se deducen de la renta bruta para efectos del cálculo del impuesto a la renta, ya que estos fueron realizados conforme lo señala el principio de causalidad (aumentar la renta o mantener la fuente productora); sin embargo, la deducción de estos gastos de viaje se encuentra supeditada al cumplimiento de ciertos requisitos y límites establecidos en las normas tributaria, específicamente estos gastos de viaje se encuentran regulados por el inciso r) del artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta en concordación con el Decreto Supremo Nº 122-94-EF, Reglamento de la LIR: Art. 21º Inc. n).

En el presente informe desarrollaremos el tratamiento tributario de los gastos de viaje de acuerdo a la normativa vigente.

ASPECTOS GENERALES

Para que un gasto incurrido en el funcionamiento de una empresa sea aceptado para efectos de la determinación del impuesto a la renta de su perceptor, debe cumplir con los requisitos previstos en la LIR, así como en su Reglamento, ya que en las mismas se han establecido requisitos generales y especiales para todo tipo de gastos.

De otra parte, los gastos de viaje “…Son aquellos en los que se incurren con ocasión del traslado del trabajador, por asuntos del servicio que presta, a un lugar distinto al de su residencia habitual”[1]

De acuerdo a las leyes vigentes (LIR y su reglamento), para que un gasto sea aceptado deben cumplir con el principio de causalidad y sus criterios vinculados.

MEDIOS PROBATORIOS PARA UN GASTO DE VIAJE

La causalidad sólo quedara demostrada si se sustenta con los documentos que sustenten la realidad del gasto. El documento que sustenta un gasto es el comprobante de pago; sin embargo, éste no será suficiente sino que requerirá, a su vez, ser sustentado con documentación adicional que permita demostrar que el servicio (o adquisición) ha sido prestado efectivamente y que está vinculado a la generación de renta gravada con el impuesto

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