Gestion del cambio - Habilidades Gerenciales

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BACHILLERATO EN ADMINISTRACION

Curso: Habilidades Gerenciales BAV-29

TEMA

Estudio de Caso

GESTIÒN DEL CAMBIO.

ELABORADO POR:

José Andrés Álvarez Villegas.

Febrero

2020

ANÁLISI DE CASO: GESTIÓN DEL CAMBIO.

El desarrollo de las actividades de las personas y de las empresas está sujeto a cambios originados por la sociedad en la que se desenvuelven, gobierno o entorno económico. Para hacer frente a esto, la Gestión del Cambio resulta ser muy útil, donde el papel del “cliente” tiene una gran importancia dentro del proceso de cambio, sin dejar a un lado el desempeño exitoso de los procesos.

Esto implica utilizar las distintas herramientas a disposición de los gerentes en donde demuestran sus habilidades en el uso de los recursos disponibles, incluso hasta los recursos humanos, lo cual representa un peligro para aquellos que no están actualizados.

Es importante establecer estándares e indicadores para conocer la situación actual en la que nos encontramos en relación al entorno, y de ésta forma establecer los cambios necesarios en las diferentes actividades que se realizan actualmente. Además, evaluar el cómo, dónde y cuándo para implementar modificaciones que representan mejoras graduales y que nos permitan alcanzar la competitividad. Todo esto para satisfacer las expectativas, necesidades, gustos y preferencias de los clientes para así orientar los esfuerzos hacia lograrlo. También, necesitaremos saber que necesitan los colaboradores para poder alcanzar dichos objetivos, que los alienta a ser mejores.

En un proceso de cambio es importante evaluar de manera adecuada los pasos del proceso de innovación, ya que para la ejecución del mismo debe trabajarse de manera cuidadosa con el personal para evitar que dicho proceso sea un total fracaso al ver desinterés y rechazo. Para ello, en necesario desarrollar la capacidad de integrar los recursos disponibles y poder plantearse si la organización posee la capacidad para enfrentar el proceso de cambio.

SITUACIÓN PERSONAL EN LA EMPRESA.

A nivel de trabajo he experimentado una gran variedad de cambios, unos más grandes que otros, otros que se han podido aplicar de forma más fácil que otros, unos que su proceso ha sido sumamente rápido y otros que han llevado meses e incluso años.

Pero las inquietudes siempre son similares:

        ¿Por qué hay que hacer el cambio?

        ¿Es necesario hacer el cambio?

        ¿Quién o quiénes serán responsables del cambio?

        ¿Tenemos los recursos necesarios para realizar dicho cambio?

        ¿Tenemos la capacidad tecnológica, profesional y de conocimiento para dicho cambio?

        ¿Qué pasará si no se logra hacer el cambio?

        ¿Tendremos más o menos funciones que realizar?

        ¿Me despedirán si no me adapto al cambio?, etc.

La incertidumbre siempre viene de la mano cuando en alguna organización se habla de algún cambio, ya que normalmente se pisa terreno desconocido o poco explorado, lo que genera una serie de preguntas tanto por parte de los colaboradores como de los gerentes. Es aquí donde 5 puntos clave juegan un papel sumamente importante para poder llevar a cabo un cambio exitoso en una organización.

En mi caso, un cambio muy grande que hemos atravesado, es el del uso de la tecnología para trámites en materia de recursos Humanos, ya sean estas gestiones personales, o como procesos de pagos, digitación de planillas, solicitudes de constancias y permisos, envío de información, generación de reportes de actividades, nuevas formas de llevar ciertos procesos de gestión de personal, entre otros.

Cuando empecé a laborar en dicha Institución, la cual es la Caja Costarricense de Seguro Social, desde finales del 2007, se trabajaba todo en papel, ya fuera este papel bond o de cartón, donde toda información se encontraba escrita a máquina de escribir ya fuera mecánica o eléctrica, y todo en las gavetas de los escritorios donde ya no cabían más papelería.

Los expedientes personales de los funcionarios, así como de estudios de casos y demás, estaban ocupando gran cantidad de espacio en la ya pequeña oficina donde se encontraba un total de 10 funcionarios. Se utilizaban impresoras de matriz de punto las cuales casi siempre pegaban el papel y dependiendo de lo que se fuera a imprimir, no quedaba muy legible en el papel, lo que generaba confusiones a la hora de su interpretación, además, si a la hora de confeccionar algún documento se cometía cualquier error, se debía hacer nuevamente desde el principio, lo que generaba atraso en la entrega y por ende en el trámite del mismo.

Solo existían dos computadoras, las cuales eran utilizadas por la jefatura y el asistente de jefatura, donde solo se llevaba documentos en Word y en DOS importantes y a los cuales nadie podía tener acceso.

Por mi parte siempre he sido una persona abierta al cambio, con un gran deseo de conocimiento y nuevas experiencias, de actualizarme y avanzar de la mano con el ritmo de las diferentes necesidades que se presentan día a día, por lo cual comencé a proponer la creación de herramientas en Excel, las cuales empecé a crear una vez que tenía más tiempo de trabajar y conocía mejor los procesos y los resultados deseados por la oficina, a lo cual por supuesto, primero implementé en mi espacio de trabajo aplicando dichas herramientas a mis procesos una vez que nos asignaron computadoras a cada funcionario. Luego de probar y comprobar que era factible su uso e implementación, me enfoqué en presentarlas y ofrecerlas como un avance y cambio del cual hace tiempo se debía hacer para mejorar la calidad y rapidez de las diferentes tareas en nuestra oficina, además de la reducción de espacio utilizado por los documentos en papel ya existentes.

5 PUNTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO:

1. Comunicar la amenaza de no efectuar el cambio: hay que identificar como se manifiesta la resistencia a los cambios, el miedo a la incertidumbre, conocer y trabajar con las expectativas de los empleados, para negociar los nuevos vínculos entre los empleados y la organización. Esto incide en que el cambio sea percibido como una oportunidad y no como un conflicto o amenaza.

En términos generales, se podría establecer que existen distintas reacciones frente al cambio:

Los que no desean el cambio por estar conformes con el statu quo. Los que no imaginan en qué los beneficiará por lo tanto aprueban el cambio pero sólo intelectualmente.

Los que están de acuerdo con el cambio, pero no aceptan los primeros pasos que hay que efectuar, por considerarlos traumáticos para los actores involucrados.

Los que aprueban el cambio en su totalidad.

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