Guardia Y Custodia
Enviado por yuhky • 11 de Septiembre de 2013 • 465 Palabras (2 Páginas) • 579 Visitas
Guarda y custodia
Decidirse a almacenar archivos importantes fuera de sus instalaciones, es un asunto de gran importancia. Frecuentemente se convierte en un asunto de convencer a los gerentes y/o directores de la necesidad y de los beneficios asociados. Debido a que este servicio se considera un centro de costos y no de utilidades, el almacenamiento externo es una elección basada en necesidades. Si dicha necesidad existe, se toma la decisión.
Conozca los detalles de este servicio:
Actividades
Beneficios
Actividades:
Después de un análisis previo que nos permita dimensionar la cantidad y el estado de cajas de archivo, procede a recolectarlas con equipo de transporte propio. Una vez en instaladas, se dan de alta en el sistema (registro inicial, calendario de retenciones, generación de reportes) y las ubicamos físicamente en nuestro almacén. Realizado este proceso, usted puede realizar consultas electrónicas (fax, correo electrónico) o físicas .
Beneficios
• El manejo de sus archivos corre a manos de un tercero, experto en la materia.
• Optimización de los recursos humanos y materiales de su empresa o entidad, al subcontratar
la administración de los archivos.
• Tiempos mínimos para recuperar documentos importantes
Función de distribución y almacenamiento
INDICA A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, QUE PARA LLEVAR A CABO LA CLASIFICACION Y GUARDA SE DEBE CONSIDERAR LAS CARACTERISTICAS SIGUIENTES: PESO, VOLUMEN, SUPERFICIE, VALOR, FRECUENCIA DE USO, CADUCIDAD Y SE REALICE CON BASE AL ABAST, ORDEN DE DESPACHO, TRANSFERENCIA DE BIENES INVENTARIABLES (CP-02), REMISION O DISKETTE, ETC.
2 OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS SECCION DE GUARDA Y DESPACHO
VERIFICA LOS BIENES DE CONSUMO E INVERSION CONTRA COPIA DE LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE (ABAST, ORDEN DE DESPACHO, TRANSFERENCIA DE BIENES INVENTARIABLES CP-02, REMISION O DISKETTE).
3 CLASIFICA LOS BIENES DE ACUERDO AL PLANO DE LOCALIZACION DEL ALMACEN (ANEXO UA/MP/23) Y LOS REGISTRA EN LA LISTA DE CLASIFICACION Y LOCALIZACION DE BIENES (ANEXO UA/MP/24), LAS CLAVES QUE SE VAN A ESTIBAR.
4 COLOCA LOS BIENES QUE REQUIEREN REFRIGERACION INMEDIATAMENTE EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE.
5 GUARDA BAJO LLAVE LOS NARCOTICOS Y PSICOTROPICOS.
6 ALMACENA LOS BIENES DE ACUERDO AL ORDEN DE ACOMODO EN ANAQUELES, TARIMAS, RACKS, VERIFICA LA FECHA DE CADUCIDAD, FABRICACION, APLICANDO LA REGLA DE "PRIMERO EN VENCER, PRIMERO EN SALIR".
7 REQUISITA "REGISTRO DE CADUCIDADES" (ANEXO UA/MP/29), POR CLAVE.
8 ALMACENA LOS BIENES DE ACUERDO AL METODO "PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS" NO SUJETOS A CONTROL DE CADUCIDAD .
9 ANOTA EN EL MARBETE (ANEXO UA/MP/30) DEL AREA ALMACENERIA CORRESPONDIENTE, NUMERO DE CLAVE,
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