Guia teorico-práctica de contabilidad

INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO DE EJIDO

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS SOCIALES

CATEDRA DE CONTABILIDAD II

UNIDAD I

EFECTIVO

EFECTIVO:

Es la primera partida, la más importante y las más circulante que aparece en el Balance General, es la  disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.)

CUENTAS QUE LO CONFORMAN

- Caja  Principal

- Caja Chica

-  Banco

Están ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor

CAJA

Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura.

REGISTRO CONTABLE

         ------------------X--------------------

        Caja                          xx

                  Ingreso por Servicios o Ventas   xx

P/r ingresos por ventas

         ------------------X---------------------

Cuentas por pagar        xx

Pago a empleado          xx

Gastos varios               xx

                      Caja                xx

P/r desembolsos varios

        -------------------X---------------------

Banco            xx

         Caja          xx

P/r el depósito en la cuenta bancaria

FALTANTE  O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE

XX-X-XX                       -X-

                Diferencia en caja    xx (cuenta transitoria)

                            Caja                    xx

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día xxx

xx-xx-xx                          -x-

               Cuenta x  Cobrar              xx

                      Diferencia en caja

P/r  que el faltante existente en caja el día xxx

SOBRANTE

x-xx-xx                              -x-

                   Caja                        xx

                           Diferencia en caja   xx

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día xx

xx-xx-xx                              -x-

                 Diferencia en caja  xx

                              Venta o cuenta por cobrar   xx

P/R  sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....

Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas (ventas) salidas( egresos varios)

• El efectivo en caja puede estar constituido por:

-  Dinero en efectivo en moneda nacional

-  Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia

-  Cheques pagaderos por terceros

-  Giros postales o bancarios

-  Recibos de tarjetas de crédito pendientes por depositar

- Vales de cesta ticket recibidos de clientes

• El efectivo en caja no puede estar conformado por:

- Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques posfechados.

- Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o cheques devueltos de clientes

- Vales

CAJA CHICA

- Es un fondo fijo que se crea a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores. (Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo)

- La empresa debe definir el monto máximo y la naturaleza del gasto  a pagar por el fondo.

- Los pagos que se efectúen deben estar aprobadas por las personas responsables y autorizadas para tal fin.

- Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin de que no se desvíe su fin.

- Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y su respectiva factura..

- El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales serán contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposición.

CONSTITUCION  O CREACION DE LA CAJA CHICA

XX-X-XX                            -X-                   Dr.         Cr.  

                 Caja Chica o Fondo  Fijo                  xx                                      

                           Banco                                     xx

P/r creación del fondo fijo o caja chica

Una vez creada caja chica no recibirá ningún cargo o abono, es decir su saldo permanecerá inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su saldo

REPOSICION O REEMBOLSO

-Debe reponerse cuando el monto en Bolívares de comprobantes o facturas (desembolsos) asciende a un 75%  de su monto total.

- El custodio elabora la relación de gastos, la solicitud de reembolso con los comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada (administrador o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos efectuados, a nombre de la persona responsable con el carácter NO ENDOSABLE.

- Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo deberán ser inutilizadas con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresión “Cancelado”, para evitar  que sean presentadas nuevamente para su cobro.

...