INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

Con base en el instructivo presente se realiza el diligenciamiento del formato del Plan de Gestión de Costos del Proyecto. Tener en cuenta que, debido a la extensión de la información en algunos campos del formato, se debe detallar o complementar a través de un anexo y se relaciona en la sección de Anexos. Si un campo no aplica para un proyecto en particular, diligenciar con N/A.

1. Información General

Involucra los datos para la identificación del documento.

• Nombre del Proyecto: Indicar el nombre oficial, así como el nombre corto a través del cual se conoce el proyecto y se realiza seguimiento, Ejemplo: Proyecto de Nueva Oficina de Mantenimiento/ Proyecto Nueva OM.
• Tipo y categoría: Relacionar el Tipo de Proyecto y su correspondiente categoría.
• Patrocinador: Escribir el nombre de la persona que se ha designado como patrocinador del proyecto. 
• Cliente: Especificar el cliente a quien la empresa le entregará el proyecto.
• Director del Proyecto: Escribir el nombre de la persona asignad para gestionar el proyecto
• Revisión: Indicar número de revisión vigente o actualización revisada realizada al documento.
• Fecha última revisión: Indicar fecha en la cual se aprobó la última revisión o revisión vigente del documento.

1. Introducción

En esta sección se contextualiza el Proyecto y el Plan de Gestión de Costos del Proyecto junto a los entregables y beneficios de este.

1.1 Propósito del plan de gestión de costos

El propósito debe definirse con claridad para describir cómo se administrarán los costos del proyecto durante toda la duración del proyecto. Aquí se responde a por qué el plan de gestión de costos es necesario dentro del marco general del proyecto.

1. Alcance del Plan

Se describe lo que se incluirá en el plan de gestión de costos para el proyecto considerado. Es importante definir el alcance de lo que se incluirá en el plan de gestión de costos para un proyecto determinado.  Adicionalmente, se relaciona el ciclo de vida del proyecto la cual se basa en la línea de tiempo del proyecto general a través de las fases del ciclo de vida.

1. Involucrados en la Gestión de Costos

Se definen los roles y responsabilidades de todos los miembros del equipo y las partes interesadas en la determinación de los presupuestos de los proyectos, la asignación de fondos, la autorización para obtener fondos adicionales y la responsabilidad de cada uno de ellos.

1. Enfoque de la Gestión de Costos del Proyecto

Contiene una explicación del enfoque de la gestión de costos para el proyecto. Explique los pasos que formarán parte del plan del proyecto para administrar y controlar los costos en todas las fases del proyecto e incluya los tipos de reuniones y revisiones que se llevarán a cabo. Esta sección también debe describir brevemente el enfoque para revisar y aprobar los gastos, y para elevar los problemas de costos a la alta gerencia.

1. Estimación del Costo

Detalla cómo se estiman los recursos y cómo esto se traduce en costos de estimación para el proyecto.

1. Línea Base del Presupuesto

Se menciona como serán incluidos todos los costos autorizados, excluyendo las reservas de gestión, incluyendo fuentes de financiamiento (incluidas las limitaciones o restricciones), línea de base del alcance, cronograma del proyecto, calendarios de recursos, contratos (incluida la asignación de orden de cambio) y activos de procesos organizativos. En esta sección, la línea base de alcance y la de tiempo se debería relacionar con la línea base del presupuesto.

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