INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS CONCEPTO.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como:

• Adquisiciones.

• Aprovisionamiento o materiales

• Actividades que comprenden adquisiciones

• Otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.

En términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

1.1.2. CARACTERISTICAS DEL AREA DE COMPRAS

La importancia del Departamento de compras radica sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Es por ello que el Departamento de compras debe conocer siempre estas características:

• Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.

• Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.

• El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda).

• Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.

• Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

• En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.

• Calidad – Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

1.1.2 OBJETIVOS DEL AREA

El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

A. "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa.

B. "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes.

C. "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

D. "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

E. "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

F. "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

G. "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas.

Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc.

El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

1.1.4 FUNCIONES DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados.

El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

• Listas de precios con o sin impuestos.

• Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar.

• Facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito).

• Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas).

• Comisiones por vendedor, cliente y artículos.

• Liquidación de comisiones a representantes por ventas.

• Emisión de comprobantes por lote.

• Manejo de administración de compras sujetos no categorizados y mono tributo.

• Régimen de percepciones en la facturación.

• Retenciones a proveedores.

• Control de créditos de clientes.

• Control de stock por unidades y administración de compras envases.

• Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.

• Cuentas corrientes de clientes y proveedores.

• Multidepósitos.

• Administración de conjuntos, unidad de medida.

• Múltiples turnos administración de compras y cajeros.

• Gestión de bancos: depósitos, extracciones, débitos y créditos.

• Conciliación de cuentas bancarias.

• Informes de rentabilidad.

• Estadísticas de venta y de compra por múltiples administración de compras criterios.

• Suspensión de clientes, y productos.

• Costos: PPP, LIFO, Costo de última compra y Costo estándar.

• Maestro de artículos.

• Agrupamientos y subagrupamientos de artículos.

1.1.5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO

EL PERSONAL DE COMPRAS:

A. El jefe de compras

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