Introducción A La Administración De Las Compras

1.1 Concepto y objetivo de la administración de las compras

Iniciaremos partiendo de la idea de que las compras tratan sobre el aprovisionamiento de los requerimientos de una empresa o institución en las mejores condiciones y en el momento oportuno.

Podemos definir la palabra comprar de la siguiente manera: “la función de efectuar todas los suministros, materia prima y herramientas requeridas para una empresa en el momento oportuno” (Mecinas, 1999). La palabra compras proviene del latín comparare que significa cotejar y se interpreta como adquirir algo por dinero. Se completa con el vocablo adquisición –del latín adquisitio y onis-, acción de adquirir.

1.1.1 Características del área de compras

El área de compras es la encargada de adquirir productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de las empresas o instituciones para que puedan lograr sus objetivos de producción, así se dedican a venta de bienes, servicios o productos industriales.

Por lo anterior, el área de compras no puede cumplir sus funciones de manera aislada, sino que se apoya de otros departamentos de la empresa como finanzas, operaciones y ventas.

Dentro de las características principales del área de compras se encuentran:

• Lograr oportunidad en el aprovisionamiento de materiales.

• Conseguir calidad de los suministros.

• Negociar condiciones de entrega y pago convenientes para la empresa y proveedores.

• Negociar precios justos.

• Lograr que se proporcionen servicios de postventa a la empresa.

1.1.2 Objetivos del área de compras

Para que una empresa o institución pueda lograr un aprovisionamiento óptimo de materiales, es necesario se cumplan los siguientes objetivos:

• Calcular las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.

• Garantizar un inventario suficiente para no caer en desabasto.

• Reducir al máximo los costos de almacenamiento, por lo que el inventario no puede ser obsoleto, insuficiente y sobretodo cuidar las mermas por artículos perecederos.

• Implementar un sistema de información eficiente que permita tener la información financiera y de inventarios en tiempo real para la toma de decisiones de todas las áreas involucradas.

• Cooperar con el área de distribución de la empresa –cuando se trata de la venta de productos- para mantener una transportación eficiente.

• Buscar proveedores competitivos que proporcionen valor a nuestros productos, procurando asegurar con ellos calidad, costo y plazo de entrega.

• Conseguir la mejor relación calidad-precio-plazo de entrega de los materiales.

• Conseguir materiales estándar acordes a las tendencias del mercado y necesidades de la empresa.

• Trabajar en conjunto con las demás áreas de la empresa en la gestión de la calidad, desarrollo, diseño, comercialización y optimización de los productos y servicios que ofrecen para mantenerse competitivos en el mercado.

1.1.3 Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de cómo está constituido un departamento, así como de las conexiones que existen entre estos. Los puede haber de varios tipos, basados en los diversos departamentos que una empresa tenga.

Departamentalización: división de la empresa en áreas sobre la cual un administrador posee autoridad respecto al desempeño de actividades específicas.

Tipos:

• Por clientes

• Por función

• Por productos

• Por procesos

• Por tiempo

• Geográfica o territorial

• Matricial

• Unidades estratégicas de negocio

1. Departamentalización por clientes: está centrada en las necesidades y perfiles de los clientes.

2. Departamentalización por productos: se representa por productos o líneas de productos de la función empresarial.

3. Departamentalización por funciones: se estructura de acuerdo a las funciones básicas de la empresa.

4. Departamentalización por procesos: agrupación por procesos, equipos y actividades de manufactura.

5. Departamentalización por tiempo: representación de actividades por turnos de trabajo.

6. Departamentalización geográfica o territorial: muestra las regiones de operación de la empresa.

7. Departamentalización matricial: se le conoce también como administración por proyectos. Es una combinación de la departamentalización funcional y por productos. Se diseña de acuerdo a las necesidades del cliente en donde cada proyecto requiere una estructura personalizada. Es común encontrarla en las áreas de sistemas, construcción y cualquier empresa que trabaje por outsourcing.

8. Departamentalización por unidades estratégicas de negocio: se utiliza para filiales o sucursales de la empresa que tienen autonomía propia y son una versión “en pequeño” que cuenta con todos los elementos de una corporación.

1.1.4 Funciones

Debido a que este trabajo está orientado a que tú elabores un manual de compras, es importante que tengas presente las funciones básicas del departamento de compras:

• Asegurar el aprovisionamiento necesario de materia prima e insumos necesarios para la elaboración y comercialización de productos y la prestación de servicios principales o complementarios.

• Gestionar el almacenaje de productos procurando mantener los inventarios al mínimo necesario para operar eficientemente y a bajo costo.

• Analizar las tendencias del mercado para anticiparse a los cambios y prever situaciones adversas y aprovechar oportunidades del mercado.

• Dar seguimiento al desempeño de proveedores y tomar decisiones al respecto.

• Mantener y construir relaciones de largo plazo con proveedores que permitan facilidades en pago o sistema de transporte.

• Buscar permanentemente la eficiencia en costos y operación del área.

1.1.5 Descripción y análisis de puesto

La descripción de puestos tiene la función de informar a toda la organización acerca de las responsabilidades que tiene el ocupante. En este documento se nombran:

• Las principales áreas de resultados de las cuales una persona es responsable.

• Las relaciones interdepartamentales implícitas (a quien reporta, con quien coordina).

• Se determina la autoridad del puesto.

• La función básica del puesto.

• Se establecen objetivos verificables para las áreas de resultados finales.

Es conveniente en una empresa contar con descripciones de puesto, pues además de orientar

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