Inventarios

INTRODUCCIÓN

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: “obtener utilidades”. La obtención de estas utilidades obviamente depende primordialmente de las ventas ya que es el motor de cualquier empresa, sin embargo si la función del inventario no es eficaz, las ventas no tendrán el material suficiente para poder trabajar y esto ocasionara que el cliente este inconforme y la oportunidad de obtener utilidades disminuye.

Resulta de vital importancia el control de inventarios dado que su descontrol se presta no solo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, teniendo un fuerte impacto en las utilidades de la empresa.

El estudio que se presentara a continuación es del resultado de una investigación realizada a esta empresa cuya función es la compra venta de productos de empaque, ventas que se efectúan a pequeñas y grandes empresas.

Se observo durante la investigación diferencias en cuanto a los procedimientos y políticas ya que no han sido registrados, lo cual repercute en el descontrol de las distintas áreas de la empresa, enfocándonos en el área de inventarios. Así mismo se hizo un análisis para poder mejorar y poder informar al personal adecuadamente sobre los lineamientos correctos para efectuar un adecuado control de inventarios.

De esta manera se presenta la propuesta para el mejoramiento de los procedimientos, implementando herramientas que permitirán a la empresa tener un mejor control y capacitar al personal que se encuentra involucrado en el proceso, además de definir el rol que desempeñara cada miembro de la empresa.

ANTECEDENTES

El presente caso se enfocara a implementar un control de inventarios de la empresa Professional Packaging Systems de México S de RL de CV, siendo su actividad principal la compra venta de productos de empaque

Professional Packaging Systems es una empresa estadounidense que fue fundada en 1971 con sus oficinas corporativas en Grand Prairie, contando sucursales regionales de E.U.A. en Oklahoma City, El Paso Texas y Brownsville.

Con décadas de experiencia en la industria de empaque, Propac ayuda a las empresas a determinar las mejores soluciones de empaque para su negocio. Como distribuidor de todo tipo de materiales de empaque y suministros, Propac ofrece envoltura retráctil, película estirable, bolsas de plástico, cajas de cartón, cajas de cartón corrugado y mucho más.

Para apoyar a sus clientes en México con ventas de maquinaria, distribución y soporte de ingeniería en el sitio, 31 años después Propac decide extenderse a México como Professional Packaging Systems de México que se estableció en Marzo del 2002, abriendo la primera sucursal en la frontera de Ciudad Juárez, actualmente ubicado en calle Isaac Newton 1510, en el Parque Industrial Antonio J. Bermúdez. Extendiéndose así mismo al interior de la republica con sucursales en la Ciudad de México, Chihuahua y Monterrey. El representante legal actualmente de la empresa Professional Packaging Systems de México S de RL de CV es el Licenciado Alfonso Arturo Allen Zweig.

El objetivo de la empresa es proveer al cliente la mejor mercancía para empaque ofreciendo un excelente servicio y calidad en el producto.

MISIÓN

Ser una empresa de productos y servicios de calidad de clase mundial, con mejora continua en todo lo que se hace, para satisfacer con excelencia a nuestros clientes en materiales y maquinaria de empaque, almacenamiento, transportación, distribución y logística.

VISIÓN

Nuestro enfoque es innovar y servir en tecnologías de empaque, manufactura y logística que nos conviertan en la mejor alternativa de solución para nuestros clientes, tanto de la unión americana como de México, para que su negocio sea más competitivo a través de nuestros servicios.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Propac es una empresa dedicada a la compra venta de productos de empaque por lo tanto no se dedican a producir el material que venden. Dentro de la empresa existen tres principales procesos requisiciones de material al proveedor, ventas e inventarios.

La mercancía se obtiene por medio de una orden de compra que se envía al proveedor, esta orden de compra especifica los datos del proveedor, los datos del material solicitado (numero de parte, precio, unidad de medida, etc.) un pedido se realiza cuando los clientes mandan una solicitud de material que necesitan tengamos en almacenamiento para surtir durante cierto tiempo.

Dado que la bodega en Monterrey tiene poco tiempo de su inauguración, el inventario se lleva a cabo registrando las entradas y salidas de mercancías en una bitácora diaria donde se desglosa cantidad recibida, nombre del proveedor y numero de remisión, el registro de salida incluye numero de packing list, nombre del cliente, transportista. Al momento de entregar la bitácora se vacía la información en una hoja de Excel donde se lleva en inventario de cada cliente.

El principal problema se da a que la mayoría de las veces al realizar un inventario físico no coincide con los registros que se tienen, esto es por errores de los empleados al momento de llenar los formatos de inventario, los packing list o las bitácoras, al momento de encontrar las diferencias se debe consultar uno a uno los registros de entradas y salidas de la bitácora para encontrar los errores, lo cual ocasiona pérdida de tiempo ya que generalmente las diferencias son pro duplicidad de registros, extravió de estos o por descuido del personal al recibir o enviar la mercancía físicamente.

Algunas empresas creen que nos es necesario adquirir un programa profesional para el manejo de inventarios debido a creencias de que son muy caros. Pero lo que no saben es que en la actualidad hay programas de inventarios cimples y sencillos que no son caros, solo requieren de una buena capacitación al personal indicado y que va a trabajar directamente con los inventarios. Ya no es un lujo el obtener esos programas sino una necesidad y hasta una obligación fiscal para la empresas, y así pueden obtener un mejor manejo eficaz y confiable de sus inventarios.

Este problema se hace aun más real para Propac ya que el proyecto a elaborar se decidió implementar en la bodega de la sucursal de Monterrey. Esta decisión fue tomada debido al incremento de clientes, materiales y por lo tanto en las ventas, para PROPAC ya no le era rentable el pagarle a una empresa externa por el manejo de la logística de su material motivo por el cual se toma la decisión de rentar una bodega propia.

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