LA PARTIDA Y LA CUENTA

LA PARTIDA Y LA CUENTA

   Como se ha mencionado, uno de los objetivos de la contabilidad es el de llevar un registro cronológico de las operaciones realizadas y que constantemente van modificando los valores del activo, del pasivo y del capital. Por tanto, existe  la necesidad de aplicar sistemas contables, los cuales permitan ir recopilando la información de manera ordenada y adecuada.

La partida

     Para el registro de las operaciones contables realizadas por un negocio, existen dos sistemas. El más práctico y sencillo se conoce como sistema de la partida simple; y el segundo, mas aplicado, se conoce como partida doble.

La partida simple

      Es el sistema utilizado por una persona, de acuerdo a los ingresos que percibe, los  cuales y los registra en una cuenta, comúnmente denominada caja. En consecuencia, este sistema también se le conoce como contabilidad de caja o contabilidad de ingresos y gastos. Dicho sistema técnicamente es, como se dijo, muy sencillo, pues se limita al registro de entradas y salidas del dinero: una anotación para cada entrada sin especificar su origen, y una sola anotación para cada salida sin detallar su destino. Este método es usado, comúnmente, por quienes perciben un salario u honorarios que les permite cubrir sus gastos de vida. Cuando les queda un sobrante, lo consideran como una utilidad y, en caso contrario, cuando sus ingresos no alcanzan para cubrir sus gastos lo consideran una pérdida. 

La partida doble

     La teoría de la partida doble surge de la ley de la causalidad. Esta ley dice que toda causa provoca un efecto. Antes, cuando se aplicaba la teoría simple, tan solo con el dueño de un negocio bastaba para consignar las altas o bajas de sus mercancías. Posteriormente, conforme fueron creciendo los negocios, se hizo necesario registrar toda operación en dos partidas, la primera afectando los recursos disponibles del negocio y la segunda para conocer el origen de la operación. En esta teoría, infiere que toda transacción comercial constituye la causa de dos efectos sobre la situación financiera del negocio que la realizó, lo anterior no altera el equilibro del balance, Este sistema de registro de operaciones fue establecido por el ya mencionado fraile franciscano Luca Paccioli, en Venecia en el año 1494, quien, en ese entonces, tuvo la idea de analizar los efectos que generados por las operaciones, conservando, precisamente, la igualdad numérica del balance. Por lo tanto, la teoría de la partida doble consiste en registrar una operación comercial a través de un cargo y un abono por la misma cantidad. 

Reglas de la partida doble

Las reglas que se deben aplicar de la partida doble, mediante las cuales se per- mite la igualdad numérica del balance, son las siguientes: 

1. A todo aumento de activo corresponde. 

a) Una disminución en el activo mismo 

b) Un aumento en el pasivo 

c) Un aumento en el capital 

2. A toda disminución del pasivo corresponde 

a) Un aumento del pasivo mismo 

b) Una disminución del pasivo 

c) Un aumento del capital 

3 A toda disminución de capital corresponde 

a) Un aumento del capital mismo 

b) Una disminución del activo 

c) Un aumento del pasivo

La cuenta

     Si aplicamos el sistema de la partida doble, ¿a qué conceptos hago los cargos y los abonos?, ¿cómo se cuando cargar o abonar a una cuenta? 

Cuando un negocio inicia sus actividades, sea por primera vez o por apertura de un nuevo ejercicio fiscal, elabora un balance inicial sobre los recursos que dispone hasta ese momento. Estos recursos son el punto de partida para registrar las operaciones que vayan realizando. Como se vio con anterioridad, las operaciones efectuadas, modificarán dos partes del balance, ya sea aumentando o disminuyendo la cantidad de algunos de sus recursos sin afectar la igualdad entre el activo, el pasivo y el capital del balance. Estos aumentos o disminuciones generados por los componentes de una operación mercantil se registran en un documento llamado cuenta. 

Por lo tanto, la cuenta se puede definir como: 

      Un documento donde se describe la historia de cada uno de los renglones del balance. 

Partes de la cuenta

Las cuentas que se utilizan para el registro de las operaciones, contienen los siguientes elementos:

 1. Tiene forma de T (esquema 1pág. 61).

 2. Tiene un nombre. 

3. Se le asigna un número, según el catálogo de cuentas del negocio.

 4. Tiene dos columnas: la del lado derecho y la del lado izquierdo.

5. La columna del lado izquierdo se conoce como debe y en ella se registran todos los cargos.

 6. La columna del lado derecho se conoce como haber y en ella se registran todos los abonos.

 7. Tiene un saldo, el cual puede ser deudor o

acreedor. 

En el siguiente esquema, se identifica cada uno de los elementos:

(1)

Los saldos de las cuentas

El saldo de una cuenta es la diferencia que existe entre las columnas del debe y del haber. Este se obtiene de la siguiente forma: 

1. Se suman las cantidades de cada columna del debe y del haber. 

2. Se anota el total de cada columna. 

3. Se restan los totales y la diferencia representa el saldo. Cuando la suma de los cargos es mayor, se tiene un saldo deudor y, cuando la suma del haber es mayor que la del cargo, se obtiene un saldo acreedor.

 De acuerdo a la naturaleza de las cuentas del activo, del pasivo y del capital, los saldos de cada una de ellas corresponden como se ilustra en el siguiente  esquema:

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