La Contabilidad

En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en el aspecto contable.

Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con ciertos objetivos del control interno, entre los cuales se mencionan: autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. Estos departamentos son:

1- Departamento de Producción

2- Departamento de Compra de materiales.

3- Almacen de materiales.

4- Departamento de Contabilidad.

A continuación se hace un detalle de cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales y sus respectivas funciones.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION.

Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las siguientes:

 Diseñar el producto.

 Especificar los materiales a comprar.

 Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.

 Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

 Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

 Solicitar cotizaciones de los proveedores.

 Elaborar y emitir la orden de compra.

 Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

ALMACEN DE MATERIALES.

El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

A) Esta operación es preliminar y consiste en realizar la recepción e inspección de los materiales

 Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

 Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.

 Verificar la cantidad y calidad del material.

 Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

 Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

 Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

 Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción.

B) Secuencia del almacenamiento, protección y salida.

 Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

 Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.

 Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (Kardex).

 Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.

 Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.

 Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex de acuerdo al método de valuación.

 Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.

 Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

 Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

 Recibir la factura del proveedor.

 Chequear con la orden de compra.

 Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

 Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

 Recibir copia de la requisición de materiales

 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

 Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

NORMATIVA EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

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