La comunicación en la función dirección

La comunicación en la función dirección

1. Concepto e importancia de la comunicación efectiva en la función dirección.

Todo lo que un administrador hace implica comunicación. No algunas cosas, sino todo, no se puede tomar una decisión sin información. La información tiene que ser comunicada. Una vez que se toma una decisión, la comunicación tiene que ocurrir de nuevo. De otra manera, nadie sabrá que se ha tomado una decisión. La mejor idea, la sugerencia más creativa o el plan más preciso no pueden tomar forma sin la comunicación. Por ello, los administradores necesitan buenas habilidades de comunicación. Esto no quiere decir que las habilidades de comunicación por sí mismas hagan a un administrador de éxito. Podemos decir, sin embargo, que las habilidades ineficaces de comunicación pueden originar una corriente continua de problemas para el administrador.

La comunicación implica la transferencia de significado. Si no se ha transmitido información o ideas, la comunicación no ha ocurrido. El orador que no es escuchado o el escritor que no es leído no comunican.

Para que la comunicación tenga éxito, el significado no debe tan solo ser transmitido sino también entendido. La comunicación es la transferencia y la comprensión de significados. La comunicación perfecta, si fuera posible, existiría cuando un pensamiento o idea transmitidos fueran percibidos por el receptor exactamente igual que lo imaginado por el emisor.

Si no hay comunicación es imposible que los empleados sepan qué hacen sus compañeros, que la dirección reciba información y que supervisores y líderes de equipos giren instrucciones. La coordinación del trabajo es imposible en estas condiciones, lo que provocaría el colapso de las organizaciones.

La comunicación contribuye al cumplimiento de todas las funciones administrativas básicas (planeación, organización, dirección y control) a fin de que las organizaciones puedan alcanzar sus metas y vencer los desafíos que se les presentan.

Cuando la comunicación es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y una mayor satisfacción laboral la gente comprende mejor sus labores y se siente más involucrada en ellas en ciertos casos, incluso renunciará voluntariamente a algunos de sus antiguos privilegios al advertir la necesidad de hacer un sacrificio.

Los gerentes precisan de información útil y oportuna para poder tomar decisiones acertadas. La insuficiencia o deficiencia de los datos puede afectar enormemente al desempeño, dada la gran amplitud del alcance de la influencia que ejercen los gerentes. Para decirlo llanamente, las decisiones de los administradores afectan a muchas personas y a muchas actividades.

1. Proceso de comunicación.

Para que la comunicación pueda ocurrir, se necesita un propósito, expresado como un mensaje a transmitir. Este mensaje pasa de una fuente (el emisor) a un receptor. El mensaje es convertido en una forma simbólica (llamada codificación) y a través de algún medio (canal) se trasmite al receptor, quien retraduce el mensaje del emisor (llamado decodificación). El resultado es una transferencia de significado de una persona otra.

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La figura anterior representa el proceso de comunicación. Este modelo se compone de siete partes:

1. La fuente de comunicación
2. El mensaje
3. Codificación
4. EL canal
5. Decodificación
6. El receptor
7. La retroalimentación

Cabe recalcar que cada uno de estos componentes tiene el potencial de crear distorsión y, por ello, afecta la meta de una comunicación perfecta.

La fuente inicia un mensaje al codificar un pensamiento. Se han descrito cuatro condiciones que afectan al mensaje codificado: habilidad, actitudes, conocimiento y el sistema sociocultural.

El éxito comunicativo total que uno tiene también incluye las habilidades de hablar, leer, escuchar y razonar.

No podemos comunicar lo que no sabemos y, de ser nuestro conocimiento demasiado extenso, es posible que el receptor no comprenda nuestro mensaje.

Nuestro mensaje es el producto físico real de la fuente codificadora. El canal es el medio a través del cual pasa el mensaje. El receptor es el individuo a quien se dirige el mensaje. El eslabón final en el proceso de la comunicación es el circuito de la retroalimentación, ésta última determina si se ha logrado la comprensión.

1. Tipos de comunicación.

• Oral

El método más usado por la gente para comunicarse entre sí es el oral. Las formar populares de la comunicación incluyen discursos, discusiones formales entre dos y de grupo y la fuente de comunicación informal o rumor.

Las ventajas de las comunicaciones orales son la velocidad y la retroalimentación. Un mensaje verbal puede ser transmitido y una respuesta recibida en un lapso mínimo. Si el receptor esta inseguro del mensaje, una retroalimentación rápida permite la pronta detección por parte del emisor y la consiguiente corrección.

La principal desventaja de la comunicación oral aflora siempre que el mensaje tiene que ser pasado a través de varias personas. Entre más sean las personas por las que deba pasar un mensaje, mayor será el potencial de distorsión. Cada persona interpreta el mensaje a su manera. El contenido del mensaje, cuando llega a su destino, es a menudo muy diferente del original.

• Escrita

Las comunicaciones escritas incluyen cartas, periódicos de la organización, tableros de anuncios o cualquier otro dispositivo que sea transmitido por medio de la palabra escrita o de símbolos.

Las comunicaciones escritas son permanentes, tangibles y verificables. Tanto el emisor como el receptor tienen un registro de la comunicación. Si hay cuestiones que se relacionan con el contenido del mensaje, éste esta físicamente disponible para una referencia ulterior. El plan de comercialización de un nuevo producto quizá contenta un buen número de tareas distribuidas en varios meses. Al ponerlo por escrito, aquellos que tienen que iniciar el plan pueden referirse a él con facilidad durante la duración de un plan. Excepto los casos como cuando se presenta un discurso formal, se tiene más cuidado con la palabra escrita que con la palabra oral. El individuo se ve obligado a reflexionar más sobre lo que quiere transmitir en un mensaje escrito. De este modo, es más probable que las comunicaciones escritas sean más rigurosas, lógicas y claras.

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