La comunicación es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje

COMUNICACIÓN

La comunicación es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última de una respuesta (opinión, actitud o conducta). Es la transferencia de información y la comprensión entre dos o más personas. Si no hay un entendimiento común de los símbolos transmitidos verbal o no verbalmente, no se da la comunicación.

Elementos

• Comunicador (persona): en las organizaciones pueden ser gerentes, empleados ajenos a la gerencia, los departamentos o la organización misma. Las comunicaciones dentro de la organización son medios importantes para coordinar el trabajo entre diferentes departamentos.

• La percepción y la interpretación: la percepción es la forma en         que la persona percibe el mensaje, y al percibir debe hacer una interpretación (¿Qué quiso decir el comunicador?).

• Codificación: proceso que se lleva a cabo dentro del comunicador, traduce sus ideas a una serie sistemática de símbolos que expresan el propósito del comunicador, siendo el lenguaje la mejor forma de codificación. Se trata de proporcionar una forma por medio de la cual las ideas y los propósitos puedan expresarse como un mensaje.

• Mensaje: es el resultado del proceso de codificación. El mensaje es lo que el individuo espera comunicar y la forma exacta en que toma el mensaje depende en gran parte del medio utilizado para transmitirlo.

• Canal: es el portador del mensaje, el medio por el que se transmite. Las organizaciones proporcionan información para sus integrantes por medio de diferentes canales: comunicación persona a persona, por teléfono, reuniones de grupos, declaraciones de la política, sistemas de recompensa, programas de producción, etc. Es fundamental darle importancia a la interpretación de las señales no verbales, ya que a veces se malinterpretan al igual que los mensajes verbales.

• Descodificación: es un proceso de pensamiento que realiza el receptor para que se complete el proceso de comunicación. Los receptores interpretan (descodifican) el mensaje teniendo en cuenta sus experiencias y marcos de referencia propios. Cuanto más se acerca el mensaje descodificado a la intención del comunicador, tanto más eficaz es la comunicación.

• Receptor (persona): la comunicación eficaz requiere que el comunicador prevea la habilidad del receptor para descodificar (ejemplo: un ingeniero no puede esperar comunicarse con quien no es ingeniero su los símbolos que utiliza superan la capacitación y habilidad de comprensión del receptor).

• Retroalimentación (feedback): proceso de comunicación en dos direcciones, disminuye la posible distorsión entre mensaje enviado y recibido. Proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite determinar al comunicador si se recibió el mensaje y si se produjo la respuesta deseada.  En una organización se presenta retroalimentación directa cuando se da mediante intercambio verbal o expresiones faciales, en tanto que la retroalimentación indirecta (indican interrupciones en la comunicación) se ve reflejado en la disminución de la productividad, aumento de ausentismo, conflicto, falta de coordinación entre las unidades.

• Ruido: cualquier factor de interferencia, que si está presente puede distorsionar el mensaje enviado. El ruido puede estar presente en cualquier elemento de la comunicación.

PASOS DE LA COMUNICACIÓN

1. El emisor desarrolla la idea que desea transmitir.
2. El emisor codifica el mensaje en palabras, gráficos u otros símbolos adecuados para la transmisión.
3. Se transmite el mensaje, debe realizarse en el momento oportuno evitando interrupciones.
4. Recepción del mensaje: el receptor debe estar preparado para recibirlo.
5. El receptor decodifica el mensaje, y decide si lo comprende o no.
6. El receptor, habiendo recibido y decodificado el mensaje, lo acepta o no.
7. Uso de la información por parte del receptor.
8. Retroalimentación: el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor.

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación eficaz es importante para la dirección eficaz del personal. Todo lo que hace un gerente comunica algo a una persona o a un grupo, la cuestión consiste en determinar cuál es su efecto.

El diseño de una organización debe procurar la comunicación en cuatro direcciones distintas, las cuales establecen el marco dentro del cual se llevara a cabo la comunicación en la organización, y el estudio de cada una de ellas permite al gerente apreciar mejor las barreras para la comunicación eficaz en la organización y los medios para superarlas.

1] Comunicación hacia abajo: fluye de los individuos de los niveles más altos de la jerarquía a los que se encuentran en niveles inferiores. Ejemplos: instrucciones de trabajo, memorándums oficiales, declaraciones de la política, manuales de procedimiento, inculcación de metas de la compañía, feedback sobre rendimiento de los empleados.

Daniels y Spiker definen a la comunicación descendente como la que se lleva a cabo cuando los supervisores juegan el rol de emisores y los subordinados son los receptores asumiendo que los mensajes son concernientes a las responsabilidades, funciones y a la producción que se genera dentro de la organización. La clave de una mejor comunicación pasa por una mayor orientación humana del emisor, que sea sensible a las necesidades de los receptores, con preparación cuidadosa y previniendo problemas. Para esto, hay que adquirir una actitud positiva ante la comunicación y crear confianza entre ambas partes. Es importante destacar que cuando se entabla comunicación hacia abajo, los gerentes deben explicar las razones de por qué se toma una decisión (se genera un mayor compromiso de los empleados).

En las grandes organizaciones, la comunicación con los empleados se lleva a cabo por medio de un staff de expertos en comunicación, cuya función es producir una publicación orientada hacia el logro de tres propósitos: explicar los planes y programas de la organización cuando son implementados, responder a quejas y críticas, defender a la estrategia existente y a los responsables de ella. El medio elegido con más frecuencia para lograr estos propósitos es una publicación periódica.

2] Comunicación hacia arriba: una organización de alto rendimiento necesita una comunicación eficaz hacia arriba de la misma manera que necesita la comunicación eficaz hacia abajo, es necesaria para una sólida toma de decisiones.  Los medio de comunicación hacia arriba más utilizados son los buzones de sugerencias, reuniones de grupo, informes a los supervisores. Los canales eficaces para este tipo de comunicación son importantes ya que proporcionan oportunidades a los empleados para que expresen sus opiniones. La alta gerencia depende de sus subordinados para obtener información esencial.

3] Comunicación lateral: se da entre departamentos, es importante para la toma de decisiones, facilita la planificación y coordinación.

4] Comunicación diagonal: es el canal menos utilizado en las organizaciones, pero es importante en situaciones en que los integrantes no se pueden comunicar con eficacia a través de otros canales.

COMUNICACIONES INTERPERSONALES

Es el flujo de comunicación de individuo a individuo o entre grupos. La forma principal por medio de la cual los gerentes se relacionan y aprenden de las personas en su amiente es a través de las comunicaciones interpersonales, es decir, la forma en que los gerentes reciben y transmiten, la manera en que los gerentes realizan esto depende en parte de cómo se relacionan con dos transmisores muy importantes de la información: ellos mismos y los demás.

REGIONES DE LA INFORMACION QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACION

La información puede tenerla una persona y las demás, pero nadie tiene o conoce por completo esa información. Se identifican cuatro regiones de información conocida y no conocida por la persona y por los demás:

1] La arena: es la región que más contribuye con la comunicación interpersonal; toda la información necesaria para lograr una comunicación  eficaz es conocida tanto por el comunicador, como por el receptor. Estas partes intervinientes comparten sensaciones, datos, supuestos y destrezas. Es el área de la mutua comprensión.

2] El punto ciego: se produce cuando la información es conocida por los demás pero no por uno mismo. Uno se encuentra en desventaja cuando se comunica con los demás debido a que no puede conocer sus sensaciones, sentimientos y percepciones, deteriorándose las comunicaciones interpersonales.

3] La fachada: cuando la información es conocida por la persona pero es desconocida por los demás, la persona puede recurrir a comunicaciones superficiales, presentar una fachada. Disminuye la posibilidad de una comunicación eficaz.

4] Área desconocida: la información pertinente no es conocida por la persona ni por los demás dentro de la relación: “no los entiendo y ellos no me entienden”. Se produce una pobre comunicación interpersonal. Esta área desconocida se presenta con frecuencia en las organizaciones cuando los individuos con diferentes especialidades deben coordinar lo que realizan a través de las comunicaciones.

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN

Exposición: es el proceso que la persona utiliza para aumentar la información conocida por los demás. Se trata de aumentar la arena y disminuir la fachada.

...