La cuenta de cobro no es soporte fiscal ni contable

La cuenta de cobro no es soporte fiscal ni contable

La tradicional cuenta de cobro no es válida como soporte contable y mucho menos como soporte fiscal, salvo que llene la totalidad de los requisitos para considerarse documento equivalente a la factura.

Muchas empresas siguen exigiendo la cuenta de cobro cuando un tercero les presta un servicio o les vende algún producto, práctica que hoy en día no tiene mayor fundamento.

El soporte ideal para cualquier pago es la factura, y si la persona a la que se le hace el pago no está obligada a facturar, la solución no es exigirle una cuenta de cobro, toda vez que esta, legalmente no tiene ninguna validez, al menos desde el punto de vista contable y fiscal.

Cuando se le hace un pago a una persona que no está obligada a facturar, quien hace el pago deberá realizar un documento equivalente y este será el soporte válido tanto desde el punto de vista fiscal como contable.

Desde el punto de vista contable, lo que generalmente se elabora al realizar un pago a una persona no obligada a facturar, es una nota de contabilidad, la cual, si contiene todos los elementos de un documento equivalente, reemplazará a este último, es decir, que con la nota de contabilidad es suficiente y se entenderá también como documento equivalente.

Esto es posible, gracias a que entre los requisitos que debe cumplir un documento equivalente, no está el llamarse expresamente “Documento equivalente”, de hecho, no debe tener ningún título o leyenda, por lo tanto no importa si el documento se llama documento equivalente o nota de contabilidad, lo importante es que contenga los requisitos exigidos por el decreto 522 del 2003.

La cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán ser tomados del Registro único tributario (Rut) documento que identifica plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de utilidad, puesto que en todo caso se debe exigir el Rut y este será suficiente para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes.

En conclusión, la cuenta de cobro, si no es a la vez un documento equivalente, no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero [pero que no constituye titulo valor ni soporte de la deuda o pago], por el cual se deberá elaborar el respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente. La cuenta de cobro que por sí misma no es un documento equivalente por no tener los requisitos para ello, sirve como referencia para elaborarlo.

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