La gestión de compras como elemento estratégico dentro de la logística empresarial

La gestión de compras como elemento estratégico dentro de la logística empresarial.

El exitoso funcionamiento de una empresa u organización es el resultado de la articulación y engranaje de todos sus procesos, cuya estructuración es dominada por el orden y la coordinación. Cada proceso está encadenado a otro, lo cual los hace dependientes unos de otros; de tal manera que cuando se presenta una falla en un proceso, es muy posible que se vea reflejado en el producto final. Sería imposible estimar qué proceso o cadena de procesos es la más importante de una empresa, sin embargo, este escrito tiene por objeto analizar uno en particular: la gestión de compras, que puede ubicarse en la cabeza de la cadena de suministro.

La función de las compras, además de ser el proceso para adquirir materiales o servicios primarios en el momento preciso y en las cantidades, precios y lugares adecuados, nutriendo el inventario de base cero, se constituye como una función logística y un elemento estratégico, en la medida en que permite asegurar el control total de la calidad para garantizar un abastecimiento de los mejores productos y servicios a costos adecuados (Barquin, 2008). Así pues, el fin inmediato de la gestión de compras es contribuir a la mejora del Beneficio de la Empresa de manera permanente, colaborando con el resto de las áreas de la Compañía, haciéndola más competitiva (Martínez, 2007).

Además, la gestión de compras se concibe como una función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento, y que su concepto es sinónimo de abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro (Ayala, 2016). Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. 

Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracase. Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y pueden dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento (Martínez, 2007).

En este proceso, Ayala (2016) considera que todo sistema de debe atender a 5 factores que minimizan el riesgo a la vez que incrementan su eficacia. El primero de ellos es la oferta, pues comparar presupuestos permite comprender las condiciones de mercado imperantes y posibilita hacer una buena selección, no es preciso apresurarse a la primera opción que se presenta, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar innecesariamente la lista de presupuestos a evaluar. En segundo lugar, se encuentran los proveedores, a este respecto, es necesario ajustar las condiciones de los proveedores actuales, pedir que mejoren su oferta (más producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de plazos de entrega); así mismo, es conveniente buscar otras alternativas que pueden ofrecer un producto igual o mejor a un precio más competitivo, o cuyas ofertas faciliten la negociación con proveedores habituales. Es fundamental valorar el servicio que ofrecen en el momento posventa.

Como tercer elemento se presentan las necesidades, puesto que conocer en detalle los requerimientos de la empresa permite hacer una mejor planificación de la demanda, lo cual se refleja en unas condiciones óptimas de la función de aprovisionamiento y en esa medida poder aprovechar descuentos por la adquisición de grandes volúmenes o condiciones más provechosas, atendiendo a la periodicidad de compra.

Otro elemento, son las posibilidades, que hace referencia a probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir volúmenes de compra entre distintas empresas, pues esto garantiza un abanico amplio de opciones que evita la dependencia hacia algún proveedor en particular, poniendo a este en una posición de poder que no beneficia a la empresa.

El último factor relevante para la gestión de compras, son las exigencias del mercado, donde es preciso dar atención a la curva de la demanda, la regularidad o el movimiento de la competencia y la tendencia del mercado, pues estas plantean desafíos a los que la organización debe estar en capacidad de responder. La ventaja en costes es siempre un buen punto de partida y por esto se caracteriza un buen sistema de gestión de compras.

Dicho esto, se presentarán en primer lugar, algunas funciones detalladas de la gestión de compras, para posteriormente identificar algunos de sus subprocesos más relevantes, brindando al lector una mirada amplia de la gestión de compras dentro de la logística empresarial.

Funciones de la gestión de compras.

Teniendo en cuenta que la gestión de compras tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio (Portal, 2011), se plantean algunas de las funciones de este proceso dentro de la logística empresarial.

Barquin (2008), plantea dos funciones en este proceso; la primera responde a la adquisición, la segunda, al apoyo a las operaciones. Sobre la adquisición, se ha dicho que suple las necesidades de materias primas e insumos, repuestos, maquinarias, herramientas, mobiliario, servicios básicos y otros necesarios para las operaciones de la empresa; esto en las cantidades y fechas requeridas, al mejor precio posible y con los niveles de calidad exigidos (Martínez, 2007).

Dentro de esta función es preciso contemplar que el concepto de la gestión de compras ha evolucionado de la mera acción de orden de compra hacia la colaboración entre la empresa y los proveedores, desarrollando relaciones basadas en la integración de sistemas de planeación, operación y seguimiento del abastecimiento tanto en materiales como en servicios y mano de obra (Mercado, 2004). Esto, a largo plazo se traduce en la integración de la relación entre cliente y proveedor.

La segunda función que propone Barquin, consiste en cómo la gestión de compras apoya a las operaciones de la empresa mediante la actuación en los límites entre la organización y su ambiente, es decir, influye en el ambiente a través de la obtención y control de las fuentes de aprovisionamiento. La negociación de materias prima muchas veces se refleja en beneficios gracias a los márgenes de las ventas, así como en la calidad del producto final, que caracterizará una marca exitosa. Adicionalmente, la adquisición y control de las fuentes de aprovisionamiento se hacen necesarias para el mantenimiento del proceso de operaciones, así, una empresa obtiene los materiales por parte de sus proveedores, componentes y productos que están destinados a recomercializarse luego de un proceso de transformación o de agregación de valor. Los materiales (materias primas e insumos y materiales indirectos) son trasladados físicamente dentro de la instalación industrial, acto seguir, estas materias primas son sometidas a diversos procesos de transformación que les agregan valor en el proceso de producción, y luego los bienes producidos son transportados a través de una red de distribución física para agregarles valor en tiempo.

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