La organización y su estructura

La organización y su estructura

Por: Araceli Mejía Duclaud

Podemos considerar a una organización como un sistema de personas que tienen un objetivo en común.

Para que una organización funcione debe utilizar recursos materiales, financieros, tecnológicos, humanos,

entre otros.

La organización también es uno de los elementos del proceso administrativo. Organizar significa

justamente coordinar esos recursos que necesita la empresa y alinearlos con la estrategia y objetivos de

ésta.

El primer paso del proceso administrativo consiste en planear. Ahora, en la organización –en el segundo

paso del proceso administrativo- se debe comenzar a actuar, a poner esos planes en marcha y lo primero

que requiere una empresa para actuar es tener una estructura. Esta es la función de la organización.

Como el proceso de planeación ya ha arrojado información sobre lo que debe hacerse, en seguida se

deberá decidir la mejor forma de estructurar a la organización para cumplir con los objetivos planteados. En

palabras llanas, se trata de crear el organigrama de la empresa.

La estructura organizacional “es la distribución formal de los puestos de una organización” (Robbins &

Coulter, 2010, p. 185).

Para Jones (2008) las organizaciones necesitan dos cosas: diferenciarse y dividir el trabajo. La

diferenciación implica asignar tareas y relaciones de autoridad a cada individuo para lograr las metas de la

organización; por su parte, la división del trabajo implica controlar el grado de especialización del trabajo.

Al definir la estructura de una organización, lo que se está haciendo es, de acuerdo con Robbins & Coulter

(2010):

• Dividir el trabajo en departamentos y en tareas específicas

• Asignar responsabilidades a cada departamento

• Coordinar las diferentes tareas de la organización

• Establecer las relaciones entre los individuos que conforman la organización con los diferentes

grupos y departamentos

• Establecer las líneas de autoridad formal

• Asignar los recursos

Por su parte, el diseño organizacional se refiere a tomar las decisiones respecto a seis elementos

fundamentales, que Robbins & Coulter (2010) los nombran de la siguiente forma:

1. Especialización del trabajo

2. Departamentalización

3. Cadena de mando

4. Tramo de control

5. Centralización y descentralización

6. Formalización

En la tabla 1 explicaremos a qué se refiere cada uno de estos elementos:

Especialización del

trabajo

Lo primero que deben definir los directivos de una organización es cómo se dividirán las

diversas actividades que se deben realizar en la organización en tareas específicas. Esto

es, si una empresa se dedica a fabricar un determinado producto, se necesita determinar

qué partes de ese producto serán responsabilidad de qué personas o grupo de ellas.

La finalidad de la especialización es obtener mejores resultados para la organización; sin

embargo, es muy importante que esto se maneje adecuadamente para evitar que los

miembros de la organización caigan en aburrimiento, fatiga, estrés y que esto afecte la

calidad del producto, así como el desempeño y rotación del personal.

Por ejemplo:

Algunas empresas armadoras de vehículos, como General Motors, asignan tareas

específicas para cada uno de los obreros según su puesto en la línea de ensamble. Esto

significa que existe una persona que se encarga de colocar solamente los asientos de

los vehículos, mientras otra persona se dedica exclusivamente a poner los tableros, y así

entre varios integran todas las partes del vehículo.

Departamentalización

Se refiere a la manera en que se agruparán los diversos puestos para que trabajen de

forma coordinada. Aquí existen dos conceptos importantes: diferenciación e integración.

Cada departamento trabajará sobre tareas diferentes, con distintas habilidades y formas

de trabajo. Sin embargo, estos departamentos deberán integrarse para que, de manera

coordinada, se obtenga un producto final.

Para Robbins & Coulter (2010) existen cinco formas de departamentalizar y son las

siguientes:

1. Funcional. Como su nombre lo indica, agrupa los puestos de acuerdo con las

funciones que desempeñarán; por ejemplo: la gerencia de ventas, la gerencia de

finanzas, la gerencia de producción o la gerencia de recursos humanos.

Ventajas: existe una mayor eficiencia ya que cada departamento se conforma

por personas con habilidades, conocimientos y orientaciones comunes; hay

mayor coordinación dentro del área, así como una alta especialización.

Desventajas: la comunicación entre áreas es deficiente y la visión de los

objetivos de la organización es limitada.

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Versión: Diciembre 2014

2. Geográfica. Los puestos se agrupan por su ubicación geográfica; por ejemplo:

Director Región Norte, Director Región Centro, Director Región Sur.

Ventajas: mayor conocimiento de los problemas regionales y de sus clientes;

mejor manejo de problemas de su región, mayor satisfacción de las necesidades

regionales.

Desventajas: trabajo aislado del resto de las regiones; duplicidad de funciones.

3. Por productos. Los puestos se agrupan por líneas de producto; por ejemplo, la

empresa Kimberly-Clark se divide en líneas de producto: productos del hogar,

productos al consumidor, productos infantiles, línea profesional, cuidado de la

salud, cuidado personal y protección femenina (Kimberly-Clark Worldwide

[KCWW], 2011).

Ventajas: permite especializarse en el conocimiento de sus productos y conocer

a fondo su industria.

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