Las Operaciones Contables

En toda empresa se desarrollan las siguientes operaciones para alcanzar el logro de sus objetivos:

- Compra

- Venta

- Cobros

- Pagos

Compras

Render, B. y Heizer, J. (1996), consideran que ninguna organización encuentra económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado absorbentes; en consecuencia algunos artículos son comprados a otros fabricantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función en la empresa.

El costo de comprar es esencial en el valor del embarque, tanto en empresas de manufactura como en las de servicios. Para muchas empresas las compras son mayores al 50% de las ventas. La compra efectiva ofrece una importante oportunidad para reducir los costos e incrementar los márgenes de utilidad.

Esto conduce a la creación de la función de compras y el papel del representante de compras. Comprar es la adquisición de bienes y servicios.

La actividad de compras:

- Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener en forma externa;

- Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega para esos productos y servicios.

En el desarrollo de las operaciones la función de compras es generalmente manejada por un encargado de compras, quien posee la potestad legal para realizar contratos en nombre de la compañía. En una empresa grande, el encargo de compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.

Los primeros representan a la compañía y llevan a cabo todas las actividades del departamento de compras, excepto la firma de los contratos. Los despachadores ayudan a los compradores en el seguimiento de las compras, para asegurar entregas puntuales.

Compras en Fumax, S. R. L.

El departamento de compras en Fumax, S. R. L. al igual que en cualquier otra organización se encarga de adquirir los insumos necesarios para el desarrollo de sus operaciones.

El proceso de compras se inicia con la necesidad de obtener ciertos materiales o materia prima. El encargado de compras debe solicitar presupuestos y cotizaciones de varios suplidores para comparar precios y calidad y así tomar la mejor decisión de compra para la empresa.

Se utiliza una orden de compras donde se visualiza la descripción del bien o servicio solicitado, el precio y otros detalles.

El encargado de compras debe tener siempre en cuenta la existencia en inventario de todos los productos que se utilizan para realizar el servicio y de esta forma evitar que en un determinado momento la presencia de alguno se agote, por esta razón se realizan inventarios todos los meses.

Las compras de materia prima se realizan tomando en cuenta el consumo de tres meses de esta forma se evita la escasez de los mismos.

Ventas

El Diccionario de Marketing Cultural, S. A. (1999), define la venta como un contrato en el que el vendedor se obliga a transmitir una cosa o un derecho al comprador, a cambio de una determinada cantidad de dinero. También incluye en su definición, que la venta puede considerarse como un proceso personal o impersonal mediante el cual, el vendedor pretende influir en el comprador.

Ventas en Fumax, S. R. L.

En Fumax existe un representante de ventas que es el encargado de captar los clientes y darle seguimiento hasta que se concretice la venta.

La mayor cantidad de los clientes llegan a Fumax por recomendación de clientes que conocen y utilizan sus servicios, por lo que se toma muy en cuenta la satisfacción del cliente al momento de brindar el servicio, pues lo importante no es hacer la venta sino mantener al cliente y a través de ellos adquirir nuevos.

Fumax, S. R. L. no posee un programa de publicidad aunque si cuenta con un espacio en Páginas amarillas y con su página Web que es www.Fumaxsa.com donde sus clientes puede ver los servicios que ofrece, conocer la empresa su origen, misión visión y más, así como solicitar el servicio por esa misma vía.

Dentro de los documentos que se utilizan en el proceso de ventas están: la cotización y el contrato de servicio.

La cotización no es más que un documento informativo donde se detalla el precio del servicio, la garantía y las condiciones para la realización del mismo.

El contrato de servicio es el acuerdo escrito donde el cliente y Fumax, S. R. L. acuerdan la frecuencia, el costo y las condiciones de pagos del servicio brindado entre otros.

Las formas de cobros-pagos.

Las empresas, en su actividad comercial normal de compra-venta, realizan pagos y cobros. En unas operaciones harán el papel de vendedores y en otras, las de compradores.

Se denomina proveedor a la parte que hace la venta y tiene pendiente el cobro, y cliente a la parte que hace la compra y tiene pendiente el pago.

Cuentas por cobrar

Según Meigs, W. y Haka, B. (2000), las cuentas por cobrar son activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivos en un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente, las cuentas por cobrar generalmente aparecen en el balance general inmediatamente después del efectivo y otras inversiones de corto plazo en valores negociables.

Cobros en Fumax, S. R. L.

Los cobros se realizan de acuerdo al vencimiento de las facturas.

La encargada de cuentas por cobrar llama a los clientes cuando sus facturas están vencidas y al confirmar el pago el mensajero se encarga de hacer el retiro del mismo.

A la mayoría de los clientes se le factura a crédito por lo que en general siempre hay una gran cartelera de cuentas por cobrar.

Se utilizan recibos de cobros para acreditar el pago de las facturas que el cliente esta saldando, donde se especifica si es en cheque o efectivo, el nombre del banco, la fecha del pago, el monto recibido, firma del cliente y de la persona que realiza el recibo.

Pagos en Fumax, S. R. L.

Al igual que los cobros los pagos se realizan según las fechas de vencimiento de las facturas, se realizan pagos al contado, pagos anticipados, pagos de facturas a crédito, entre otros. Los documentos de pagos utilizados por Fumax, S. R. L., son:

- Cheques.

- Transferencias bancarias.

- Tarjetas de crédito.

- Efectivo.

Los cheques, transferencias bancarias y tarjetas de crédito se usan para el pago de transacciones importantes o con montos considerables, mientras el efectivo se utiliza para el pago de facturas de montos menores como son dietas a empleados,

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